De zichtbare kosten: de invoertijd
De eerste post is het eenvoudigst te meten: de tijd die nodig is om de order te lezen, de klant op te zoeken, elk artikel te vinden, de prijzen te controleren en in het ERP te valideren.
De formule: orders per maand × minuten per order ÷ 60 × integrale uurkosten. De integrale uurkosten omvatten het brutoloon, de werkgeverslasten en de werkplekkosten.
De verborgen kosten: fouten en correcties
Een verwisseld artikelnummer of een verkeerd gelezen aantal valt niet meteen op. Daarna kost het:
- een orderpick die over moet en een extra transport;
- een creditnota of retour die verwerkt moet worden;
- tijd van de klantenservice om het geschil af te handelen;
- soms het vertrouwen van de klant.
Zelfs bij een laag foutpercentage wegen deze correcties zwaar, omdat er telkens meerdere afdelingen bij betrokken zijn.
De opportuniteitskosten
Elk uur dat aan het overtypen van orders wordt besteed, is een uur dat niet naar het opvolgen van leveringen, het nabellen van offertes of het adviseren van klanten gaat. Dat zijn vaak de grootste kosten, en de minst zichtbare.
Een rekenvoorbeeld
Voorbeeld: 40 orders per dag, 6 minuten per order, 21 werkdagen per maand, bij integrale kosten van € 35 per uur. Dat is 840 orders, 84 uur en ongeveer € 2.940 aan invoer per maand, nog vóór je de fouten meetelt.
Vervang deze aannames door je eigen cijfers: het resultaat hangt sterk af van het aantal regels per order en de verscheidenheid aan ontvangen formaten.
Je eigen kosten berekenen
Voor een betrouwbaar cijfer meet je de tijd van een tiental representatieve orders, van het openen van de e-mail tot de validatie in het ERP, en pas je daarna de formule hierboven toe. Onze ROI-calculator maakt de berekening voor je en schat de winst van automatisering.