Il costo visibile: il tempo di inserimento
La prima voce è la più semplice da misurare: il tempo impiegato a leggere l'ordine, ritrovare il cliente, cercare ogni articolo, verificare i prezzi e convalidare nell'ERP.
La formula: ordini al mese × minuti per ordine ÷ 60 × costo orario aziendale. Il costo orario aziendale comprende la retribuzione lorda, i contributi a carico dell'azienda e i costi della postazione.
I costi nascosti: errori e correzioni
Un codice invertito o una quantità letta male non si notano subito. In seguito costano:
- una preparazione da rifare e un trasporto aggiuntivo;
- una nota di credito o un reso da gestire;
- tempo del servizio clienti per gestire la contestazione;
- a volte, la fiducia del cliente.
Anche con un tasso di errore basso, queste rilavorazioni pesano molto, perché ciascuna coinvolge più reparti.
Il costo opportunità
Ogni ora passata a ricopiare ordini è un'ora non dedicata al monitoraggio delle consegne, al follow-up dei preventivi o alla consulenza ai clienti. Spesso è il costo più importante, e il meno visibile.
Un esempio numerico
Esempio: 40 ordini al giorno, 6 minuti ciascuno, 21 giorni lavorativi al mese, con un costo aziendale di 35 € l'ora. Sono 840 ordini, 84 ore e circa 2.940 € di inserimento ogni mese, prima ancora di contare gli errori.
Sostituite queste ipotesi con le vostre: il risultato varia molto in base al numero di righe per ordine e alla varietà dei formati ricevuti.
Calcolare il vostro costo
Per ottenere un dato affidabile, cronometrate una decina di ordini rappresentativi, dall'apertura dell'email alla convalida nell'ERP, poi applicate la formula qui sopra. Il nostro calcolatore del ROI fa il calcolo per voi e stima il guadagno dell'automazione.