Den synlige omkostning: indtastningstiden
Den første post er den nemmeste at måle: den tid, der bruges på at læse ordren, finde kunden, slå hver vare op, kontrollere priserne og godkende i ERP-systemet.
Formlen: ordrer pr. måned × minutter pr. ordre ÷ 60 × timeomkostning inkl. lønomkostninger. Timeomkostningen omfatter bruttoløn, arbejdsgiverbidrag og arbejdspladsomkostninger.
De skjulte omkostninger: fejl og rettelser
Et ombyttet varenummer eller en fejllæst mængde opdages ikke med det samme. Men bagefter koster det:
- en plukning, der skal laves om, og en ekstra forsendelse;
- en kreditnota eller en returnering, der skal behandles;
- tid i kundeservice til at håndtere tvisten;
- nogle gange kundens tillid.
Selv ved en lav fejlrate vejer disse omgange tungt, fordi hver enkelt involverer flere afdelinger.
Alternativomkostningen
Hver time, der bruges på at skrive ordrer af, er en time, der ikke går til at følge op på leverancer, rykke for tilbud eller rådgive kunder. Det er ofte den største omkostning, og den mindst synlige.
Et taleksempel
Eksempel: 40 ordrer om dagen, 6 minutter hver, 21 arbejdsdage om måneden, med en timeomkostning på 35 €. Det giver 840 ordrer, 84 timer og omkring 2.940 € til indtastning hver måned, før fejlene overhovedet er regnet med.
Erstat disse forudsætninger med dine egne: Resultatet varierer meget afhængigt af antallet af linjer pr. ordre og hvor forskellige de modtagne formater er.
Beregn din egen omkostning
For at få et pålideligt tal skal du tage tid på en halv snes repræsentative ordrer, fra e-mailen åbnes, til ordren godkendes i ERP-systemet, og derefter bruge formlen ovenfor. Vores ROI-beregner laver beregningen for dig og anslår besparelsen ved automatisering.