Le coût visible : le temps de saisie
Le premier poste est le plus simple à mesurer : le temps passé à lire la commande, retrouver le client, chercher chaque article, vérifier les prix et valider dans l'ERP.
La formule : commandes par mois × minutes par commande ÷ 60 × coût horaire chargé. Le coût horaire chargé inclut le salaire brut, les charges patronales et les frais de poste.
Les coûts cachés : erreurs et corrections
Une référence inversée ou une quantité mal lue ne se voit pas tout de suite. Elle coûte ensuite :
- une préparation à refaire et un transport supplémentaire ;
- un avoir ou un retour à traiter ;
- du temps de service client pour gérer le litige ;
- parfois, la confiance du client.
Même à un taux d'erreur faible, ces reprises pèsent lourd, car chacune mobilise plusieurs services.
Le coût d'opportunité
Chaque heure passée à recopier des commandes est une heure qui n'est pas consacrée au suivi des livraisons, à la relance des devis ou au conseil client. C'est souvent le coût le plus important, et le moins visible.
Un exemple chiffré
Exemple : 40 commandes par jour, 6 minutes chacune, 21 jours ouvrés par mois, pour un coût chargé de 35 € de l'heure. Soit 840 commandes, 84 heures et environ 2 940 € de saisie chaque mois, avant même de compter les erreurs.
Ces hypothèses sont à remplacer par les vôtres : le résultat varie fortement selon le nombre de lignes par commande et la diversité des formats reçus.
Calculer votre propre coût
Pour obtenir un chiffre fiable, chronométrez une dizaine de commandes représentatives, de l'ouverture de l'email à la validation dans l'ERP, puis appliquez la formule ci-dessus. Notre calculateur de ROI fait le calcul pour vous et estime le gain de l'automatisation.