1. La mauvaise référence article
Le client écrit « bol 12 cm blanc », l'ERP connaît « BOL-12-BL » et « BOL-12-BLM ». Sans table de correspondance, le choix repose sur la mémoire de la personne qui saisit. La solution : un rapprochement systématique entre les désignations des clients et vos codes articles.
2. La quantité ou l'unité mal interprétée
Cartons, unités, colis de six : une confusion d'unité multiplie ou divise la quantité livrée. Contrôler les quantités inhabituelles par rapport à l'historique du client permet de détecter ces écarts.
3. Le prix qui n'est plus à jour
Le client commande avec un ancien tarif, ou applique une remise qui a expiré. Comparer chaque ligne au tarif en vigueur dans l'ERP évite de facturer un prix erroné.
4. L'adresse ou la date de livraison oubliée
Une commande peut être livrée ailleurs qu'à l'adresse habituelle, ou à une date précise. Ces informations se trouvent souvent dans le corps de l'email, et passent facilement inaperçues.
5. Le mauvais client, la commande en double, la ligne oubliée
Deux sociétés au nom proche, une commande renvoyée deux fois, une ligne en bas de page : trois erreurs banales qui se détectent par des contrôles simples, à condition de les faire à chaque fois.
C'est précisément ce que permet l'automatisation : les contrôles sont appliqués à toutes les commandes, et seules celles qui présentent une anomalie demandent l'attention de l'équipe. Voir comment fonctionne Orkest Order.