Pourquoi la saisie manuelle des commandes coûte cher
Ressaisir une commande prend quelques minutes : ouvrir l'email, lire le bon de commande, retrouver le client, chercher chaque référence, vérifier les prix, puis valider. Multipliées par des dizaines de commandes par jour, ces minutes deviennent des heures.
Exemple : 40 commandes par jour à 6 minutes chacune représentent 4 heures de saisie quotidienne, soit plus d'un demi-poste à temps plein consacré à recopier des informations qui existent déjà.
Au-delà du temps, la ressaisie crée des erreurs (mauvaise référence, quantité inversée, prix non à jour), retarde les expéditions et mobilise votre équipe ADV sur une tâche sans valeur ajoutée, au lieu du suivi client.
D'où viennent les commandes clients aujourd'hui
Dans la plupart des entreprises B2B, les commandes arrivent par des canaux très différents :
- L'email, avec la commande dans le corps du message ou en pièce jointe ;
- Le PDF, généré par le logiciel du client ou scanné depuis un bon papier ;
- Excel ou CSV, souvent avec un modèle propre à chaque client ;
- Le texte libre : « Merci de nous livrer 12 cartons de la réf. A-203 » ;
- L'EDI, réservé en général aux plus gros comptes.
Chaque client a ses habitudes, et il est rarement possible de lui imposer un format unique. C'est pourquoi l'automatisation doit s'adapter aux commandes, et non l'inverse.
Les quatre approches pour traiter les commandes
- La ressaisie manuelle. Simple et sans investissement, mais lente, coûteuse et source d'erreurs dès que le volume augmente.
- L'EDI. Très fiable pour les grands comptes, mais lourd à mettre en place et à maintenir : chaque client doit accepter de s'équiper et d'adopter un standard.
- L'OCR à modèles. Il lit des zones fixes sur un document. Efficace sur des formats stables, il faut créer et maintenir un modèle par client, et le moindre changement de mise en page le fait échouer.
- L'IA de lecture documentaire. Elle comprend le contenu d'une commande comme le ferait une personne, quel que soit le format ou la mise en page, et la rapproche de vos données ERP. C'est l'approche d'Orkest Order, qui l'applique aussi aux devis et demandes de prix.
Comparer les approches en détail →
Comment fonctionne l'automatisation par IA
Une solution moderne enchaîne les étapes qu'effectue aujourd'hui votre équipe, mais en quelques secondes :
- Réception : la commande arrive dans une boîte mail dédiée ou est déposée manuellement ;
- Lecture : le document est analysé, qu'il s'agisse d'un PDF, d'un fichier Excel ou d'un simple email ;
- Identification du client : l'expéditeur, le nom ou le numéro de compte permettent de retrouver la bonne fiche ;
- Rapprochement des produits : les désignations du client sont associées à vos références ;
- Contrôle : prix, quantités et conditions sont comparés à vos données, les écarts sont signalés ;
- Création dans l'ERP : la commande est créée, prête à être préparée et facturée.
Le point clé est la gestion des exceptions : une bonne solution ne cherche pas à tout valider seule. Elle crée automatiquement ce qui est conforme et vous présente clairement ce qui mérite votre attention.
Les critères pour choisir une solution
- Compatibilité avec votre ERP : connexion native, API ou import de fichiers ;
- Couverture des formats : email, PDF scannés, Excel, texte libre ;
- Gestion des exceptions : signalement clair et validation rapide ;
- Traçabilité : lien entre la commande créée et le document d'origine ;
- Protection des données : hébergement, sécurité et conformité RGPD ;
- Mise en place et coût : délai de démarrage, accompagnement et retour sur investissement.
Orkest Order s'intègre avec les principaux ERP du marché et peut aussi fonctionner via API, webhook ou export. Voir toutes les intégrations.
Mettre en place l'automatisation en quatre étapes
- Rassembler des exemples : une sélection de vraies commandes représentatives de vos clients ;
- Configurer et relier : connexion à l'ERP, rapprochement du catalogue et des clients ;
- Tester en parallèle : comparer les commandes créées automatiquement avec la saisie habituelle ;
- Déployer progressivement : commencer par les clients les plus réguliers, puis étendre.
Vos clients ne voient aucune différence : ils continuent d'envoyer leurs commandes comme avant.
En résumé
Automatiser la saisie des commandes clients libère du temps, réduit les erreurs et accélère les livraisons, sans rien demander à vos clients. La meilleure façon de juger une solution reste de la tester sur vos propres commandes.