Zakaj je ročni vnos naročil drag
Ponovni vnos naročila traja nekaj minut: odpreti e-pošto, prebrati naročilnico, poiskati stranko, poiskati vsako šifro, preveriti cene in potrditi. Pomnoženo z desetinami naročil na dan se te minute spremenijo v ure.
Primer: 40 naročil na dan po 6 minut pomeni 4 ure vnosa vsak dan, torej več kot pol delovnega mesta za prepisovanje podatkov, ki že obstajajo.
Poleg časa ponovni vnos povzroča napake (napačna šifra, zamenjana količina, zastarela cena), zamuja odpreme in vašo komercialo veže na opravilo brez dodane vrednosti namesto na skrb za stranke.
Od kod danes prihajajo naročila strank
V večini podjetij B2B naročila prihajajo po zelo različnih kanalih:
- E-pošta, z naročilom v besedilu sporočila ali v prilogi;
- PDF, ustvarjen v programu stranke ali skeniran s papirnate naročilnice;
- Excel ali CSV, pogosto z lastno predlogo vsake stranke;
- Prosto besedilo: »Prosimo, dostavite nam 12 kartonov art. A-203«;
- EDI, praviloma le za največje stranke.
Vsaka stranka ima svoje navade in le redko ji je mogoče vsiliti enoten format. Zato se mora avtomatizacija prilagoditi naročilom, in ne obratno.
Štirje pristopi k obdelavi naročil
- Ročni vnos. Preprost in brez naložbe, a počasen, drag in vir napak, takoj ko obseg naraste.
- EDI. Zelo zanesljiv pri velikih strankah, a zahteven za uvedbo in vzdrževanje: vsaka stranka mora pristati na opremo in sprejeti standard.
- OCR s predlogami. Bere fiksna polja na dokumentu. Učinkovit pri stabilnih formatih, vendar je treba za vsako stranko ustvariti in vzdrževati predlogo, že najmanjša sprememba postavitve pa ga zmede.
- UI za branje dokumentov. Vsebino naročila razume kot človek, ne glede na format ali postavitev, in jo poveže s podatki v vašem ERP. To je pristop Orkest Order, ki ga uporablja tudi za ponudbe in povpraševanja po cenah.
Podrobna primerjava pristopov →
Kako deluje avtomatizacija z UI
Sodobna rešitev izvede enake korake kot danes vaša ekipa, le v nekaj sekundah:
- Prejem: naročilo prispe v namenski e-poštni predal ali ga naložite ročno;
- Branje: dokument se analizira, naj gre za PDF, datoteko Excel ali navadno e-pošto;
- Prepoznavanje stranke: pošiljatelj, naziv ali številka stranke omogočijo iskanje prave kartoteke;
- Ujemanje izdelkov: nazivi stranke se povežejo z vašimi šiframi;
- Nadzor: cene, količine in pogoji se primerjajo z vašimi podatki, odstopanja so označena;
- Ustvarjanje v ERP: naročilo se ustvari, pripravljeno za odpremo in fakturiranje.
Ključno je upravljanje izjem: dobra rešitev ne poskuša vsega potrditi sama. Samodejno ustvari, kar je ustrezno, in vam jasno pokaže, kar zahteva vašo pozornost.
Merila za izbiro rešitve
- Združljivost z vašim ERP: izvorna povezava, API ali uvoz datotek;
- Podprti formati: e-pošta, skenirani PDF-ji, Excel, prosto besedilo;
- Upravljanje izjem: jasno označevanje in hitra potrditev;
- Sledljivost: povezava med ustvarjenim naročilom in izvornim dokumentom;
- Varstvo podatkov: gostovanje, varnost in skladnost z GDPR;
- Uvedba in stroški: čas do zagona, podpora in donosnost naložbe.
Orkest Order se povezuje z vodilnimi ERP sistemi na trgu, deluje pa lahko tudi prek API, webhooka ali izvoza. Vse integracije.
Uvedba avtomatizacije v štirih korakih
- Zberite primere: izbor resničnih naročil, značilnih za vaše stranke;
- Konfigurirajte in povežite: povezava z ERP, preslikava kataloga in strank;
- Testirajte vzporedno: primerjajte samodejno ustvarjena naročila z običajnim vnosom;
- Uvajajte postopno: začnite z najrednejšimi strankami, nato razširite.
Vaše stranke ne opazijo nobene razlike: naročila pošiljajo enako kot prej.
Povzetek
Avtomatizacija vnosa naročil strank sprosti čas, zmanjša število napak in pospeši dostave, ne da bi od strank karkoli zahtevali. Rešitev še vedno najbolje ocenite tako, da jo preizkusite na lastnih naročilih.