Miért drága a rendelések kézi rögzítése?
Egy rendelés újragépelése néhány percet vesz igénybe: megnyitni az e-mailt, elolvasni a megrendelőt, megkeresni az ügyfelet, kikeresni minden cikkszámot, ellenőrizni az árakat, végül jóváhagyni. Napi több tucat rendeléssel megszorozva ezekből a percekből órák lesznek.
Példa: napi 40 rendelés, egyenként 6 perccel, napi 4 óra rögzítést jelent – ez több mint fél teljes munkaidős állás, amely már meglévő adatok másolásával telik.
Az időn túl az újragépelés hibákat okoz (rossz cikkszám, felcserélt mennyiség, elavult ár), késlelteti a kiszállítást, és a rendelésfeldolgozási csapatot értéket nem teremtő feladatra köti le az ügyfelekkel való foglalkozás helyett.
Honnan érkeznek ma a vevői rendelések?
A legtöbb B2B vállalatnál a rendelések nagyon különböző csatornákon érkeznek:
- E-mailben, a rendeléssel az üzenet szövegében vagy mellékletben;
- PDF-ben, amelyet az ügyfél szoftvere generált, vagy papíralapú megrendelőről szkenneltek;
- Excelben vagy CSV-ben, gyakran ügyfelenként eltérő sablonnal;
- Szabad szövegként: „Kérjük, szállítsanak 12 karton A-203 cikkszámú terméket”;
- EDI-n keresztül, jellemzően csak a legnagyobb partnereknél.
Minden ügyfélnek megvannak a maga szokásai, és ritkán lehet egységes formátumot előírni neki. Ezért az automatizálásnak kell a rendelésekhez igazodnia, nem fordítva.
A rendelések feldolgozásának négy megközelítése
- Kézi újragépelés. Egyszerű és beruházást nem igényel, de lassú, költséges, és a volumen növekedésével egyre több hibát szül.
- EDI. Nagy partnereknél rendkívül megbízható, de bevezetése és fenntartása nehézkes: minden ügyfélnek vállalnia kell a technikai felkészülést és egy szabvány bevezetését.
- Sablonalapú OCR. A dokumentum rögzített mezőit olvassa. Stabil formátumoknál hatékony, de minden ügyfélhez külön sablont kell létrehozni és karbantartani, és a legkisebb elrendezésbeli változás is meghiúsítja.
- MI-alapú dokumentumértelmezés. Úgy érti meg a rendelés tartalmát, ahogyan egy ember tenné, formátumtól és elrendezéstől függetlenül, majd párosítja az Ön ERP-adataival. Ezt a megközelítést alkalmazza az Orkest Order, az árajánlatkérésekre és árérdeklődésekre is.
A megközelítések részletes összehasonlítása →
Hogyan működik az MI-alapú automatizálás?
Egy korszerű megoldás ugyanazokat a lépéseket végzi el, mint ma az Ön csapata – csak néhány másodperc alatt:
- Beérkezés: a rendelés egy dedikált postafiókba érkezik, vagy kézzel töltik fel;
- Beolvasás: a rendszer elemzi a dokumentumot, legyen az PDF, Excel-fájl vagy egyszerű e-mail;
- Ügyfélazonosítás: a feladó, a név vagy az ügyfélszám alapján megtalálja a megfelelő adatlapot;
- Termékpárosítás: az ügyfél megnevezéseit az Ön cikkszámaihoz rendeli;
- Ellenőrzés: összeveti az árakat, mennyiségeket és feltételeket az Ön adataival, és jelzi az eltéréseket;
- Létrehozás az ERP-ben: a rendelés létrejön, komissiózásra és számlázásra készen.
A kulcs a kivételkezelés: egy jó megoldás nem próbál mindent egyedül jóváhagyni. Automatikusan létrehozza, ami rendben van, és világosan eléje tárja, ami az Ön figyelmét igényli.
Szempontok a megoldás kiválasztásához
- ERP-kompatibilitás: natív kapcsolat, API vagy fájlimport;
- Támogatott formátumok: e-mail, szkennelt PDF, Excel, szabad szöveg;
- Kivételkezelés: egyértelmű jelzés és gyors jóváhagyás;
- Nyomon követhetőség: kapcsolat a létrehozott rendelés és az eredeti dokumentum között;
- Adatvédelem: tárhely, biztonság és GDPR-megfelelés;
- Bevezetés és költség: indulási idő, támogatás és megtérülés.
Az Orkest Order a piac vezető ERP-rendszereivel integrálható, és API-n, webhookon vagy exporton keresztül is működik. Összes integráció megtekintése.
Az automatizálás bevezetése négy lépésben
- Minták összegyűjtése: valódi, ügyfeleire jellemző rendelések válogatása;
- Konfigurálás és összekapcsolás: kapcsolódás az ERP-hez, a katalógus és az ügyfelek párosítása;
- Párhuzamos tesztelés: az automatikusan létrehozott rendelések összevetése a megszokott rögzítéssel;
- Fokozatos bevezetés: kezdés a legrendszeresebb ügyfelekkel, majd a kör bővítése.
Ügyfelei semmilyen különbséget nem érzékelnek: ugyanúgy küldik rendeléseiket, mint korábban.
Összefoglalva
A vevői rendelések rögzítésének automatizálása időt szabadít fel, csökkenti a hibák számát és gyorsítja a kiszállítást – anélkül, hogy ügyfeleitől bármit is kérne. Egy megoldást továbbra is úgy lehet a legjobban megítélni, ha a saját rendelésein teszteli.