Miks tellimuste käsitsi sisestamine on kulukas
Tellimuse ümbertippimine võtab mõne minuti: avada e-kiri, lugeda ostutellimust, leida klient, otsida üles iga tootekood, kontrollida hindu ja kinnitada. Korrutatuna kümnete tellimustega päevas muutuvad need minutid tundideks.
Näide: 40 tellimust päevas, igaüks 6 minutit, tähendab 4 tundi sisestamist päevas ehk rohkem kui poole täistööajaga ametikoha jagu aega juba olemasoleva info ümberkirjutamisele.
Lisaks ajale tekitab ümbertippimine vigu (vale tootekood, vahetusse läinud kogus, aegunud hind), viivitab saadetisi ja seob teie müügitoe meeskonna lisaväärtuseta tööga, selle asemel et tegeleda klientidega.
Kust klienditellimused täna tulevad
Enamikus B2B-ettevõtetes saabuvad tellimused väga erinevate kanalite kaudu:
- E-kiri, kus tellimus on kirja sisus või manusena;
- PDF, mille on loonud kliendi tarkvara või mis on skannitud paberdokumendist;
- Excel või CSV, sageli iga kliendi oma vormiga;
- Vaba tekst: „Palun tarnige meile 12 kasti toodet A-203“;
- EDI, mida kasutavad üldjuhul ainult suurimad kliendid.
Igal kliendil on oma harjumused ja harva on võimalik neile ühtset vormingut peale suruda. Seepärast peab automatiseerimine kohanduma tellimustega, mitte vastupidi.
Neli lähenemisviisi tellimuste töötlemiseks
- Käsitsi ümbertippimine. Lihtne ja investeeringuta, kuid aeglane, kulukas ja mahu kasvades vigaderohke.
- EDI. Suurklientide puhul väga töökindel, kuid keerukas juurutada ja hallata: iga klient peab nõustuma vajaliku lahenduse hankimise ja standardi kasutuselevõtuga.
- Mallipõhine OCR. Loeb dokumendilt fikseeritud alasid. Stabiilsete vormingute puhul tõhus, kuid iga kliendi jaoks tuleb luua ja hallata eraldi mall ning väikseimgi paigutuse muudatus ajab selle rivist välja.
- Tehisintellektil põhinev dokumendilugemine. See mõistab tellimuse sisu nagu inimene, olenemata vormingust või paigutusest, ja vastendab selle teie ERP andmetega. Just nii töötab Orkest Order, mis rakendab seda ka hinnapakkumistele ja hinnapäringutele.
Võrrelge lähenemisviise üksikasjalikult →
Kuidas tehisintellektil põhinev automatiseerimine töötab
Kaasaegne lahendus läbib samad sammud, mida teie meeskond praegu teeb, kuid mõne sekundiga:
- Vastuvõtt: tellimus saabub selleks ette nähtud postkasti või laaditakse üles käsitsi;
- Lugemine: dokument analüüsitakse, olgu see PDF, Exceli-fail või lihtne e-kiri;
- Kliendi tuvastamine: saatja, nime või kliendinumbri järgi leitakse õige kliendikaart;
- Toodete vastendamine: kliendi kasutatavad nimetused seotakse teie tootekoodidega;
- Kontroll: hindu, koguseid ja tingimusi võrreldakse teie andmetega, erinevused märgitakse;
- Loomine ERP-s: tellimus luuakse, valmis komplekteerimiseks ja arveldamiseks.
Võtmetähtsusega on erandite haldus: hea lahendus ei püüa kõike ise kinnitada. See loob automaatselt kõik nõuetekohase ja näitab selgelt, mis vajab teie tähelepanu.
Kriteeriumid lahenduse valimiseks
- Ühilduvus teie ERP-ga: natiivne ühendus, API või failiimport;
- Toetatud vormingud: e-kiri, skannitud PDF, Excel, vaba tekst;
- Erandite haldus: selge märguanne ja kiire kinnitamine;
- Jälgitavus: seos loodud tellimuse ja algdokumendi vahel;
- Andmekaitse: majutus, turvalisus ja IKÜM-i nõuete täitmine;
- Juurutus ja kulud: käivitamise aeg, tugi ja investeeringutasuvus.
Orkest Order integreerub turu juhtivate ERP-süsteemidega ning töötab ka API, webhooki või ekspordi kaudu. Vaata kõiki integratsioone.
Automatiseerimise juurutamine nelja sammuga
- Koguge näiteid: valik päris tellimusi, mis esindavad teie kliente;
- Seadistage ja ühendage: ühendus ERP-ga, tootekataloogi ja klientide vastendamine;
- Testige paralleelselt: võrrelge automaatselt loodud tellimusi tavapärase sisestusega;
- Laiendage järk-järgult: alustage kõige regulaarsematest klientidest ja laiendage seejärel.
Teie kliendid ei märka mingit erinevust: nad saadavad tellimusi edasi nagu varem.
Kokkuvõte
Klienditellimuste sisestuse automatiseerimine vabastab aega, vähendab vigu ja kiirendab tarneid, nõudmata klientidelt midagi. Parim viis lahendust hinnata on testida seda oma tellimustega.