Zašto je ručni unos narudžbi skup
Ponovni unos jedne narudžbe traje nekoliko minuta: otvoriti e-poruku, pročitati narudžbenicu, pronaći kupca, potražiti svaku šifru, provjeriti cijene i potvrditi. Pomnoženo s desecima narudžbi dnevno, te minute postaju sati.
Primjer: 40 narudžbi dnevno po 6 minuta znači 4 sata unosa svaki dan, odnosno više od pola radnog mjesta posvećenog prepisivanju podataka koji već postoje.
Osim vremena, ponovni unos uzrokuje pogreške (pogrešna šifra, zamijenjena količina, zastarjela cijena), usporava otpremu i opterećuje vašu prodajnu podršku poslom bez dodane vrijednosti umjesto brige o kupcima.
Odakle danas stižu narudžbe kupaca
U većini B2B tvrtki narudžbe stižu vrlo različitim kanalima:
- E-pošta, s narudžbom u tekstu poruke ili u privitku;
- PDF, generiran u softveru kupca ili skeniran s papirnate narudžbenice;
- Excel ili CSV, često s predloškom svojstvenim svakom kupcu;
- Slobodan tekst: „Molimo isporučite 12 kutija artikla A-203“;
- EDI, u pravilu rezerviran za najveće kupce.
Svaki kupac ima svoje navike i rijetko mu se može nametnuti jedinstveni format. Zato se automatizacija mora prilagoditi narudžbama, a ne obrnuto.
Četiri pristupa obradi narudžbi
- Ručni unos. Jednostavan i bez ulaganja, ali spor, skup i sklon pogreškama čim volumen raste.
- EDI. Vrlo pouzdan za velike kupce, ali zahtjevan za uvođenje i održavanje: svaki kupac mora pristati na opremanje i prihvatiti standard.
- OCR s predlošcima. Čita fiksna područja dokumenta. Učinkovit je kod stabilnih formata, ali za svakog kupca treba izraditi i održavati predložak, a i najmanja promjena izgleda dovodi do pogreške.
- AI za čitanje dokumenata. Razumije sadržaj narudžbe kao što bi to učinila osoba, bez obzira na format ili izgled, i povezuje ga s podacima u vašem ERP-u. To je pristup Orkest Ordera, koji ga primjenjuje i na ponude i upite za cijenu.
Detaljno usporedite pristupe →
Kako funkcionira automatizacija pomoću AI-ja
Suvremeno rješenje prolazi iste korake koje danas obavlja vaš tim, ali u nekoliko sekundi:
- Zaprimanje: narudžba stiže u namjenski pretinac e-pošte ili se učitava ručno;
- Čitanje: dokument se analizira, bilo da je riječ o PDF-u, Excel datoteci ili običnoj e-poruci;
- Identifikacija kupca: prema pošiljatelju, nazivu ili broju računa pronalazi se odgovarajući kupac;
- Uparivanje proizvoda: nazivi kupca povezuju se s vašim šiframa;
- Kontrola: cijene, količine i uvjeti uspoređuju se s vašim podacima, a odstupanja se označavaju;
- Kreiranje u ERP-u: narudžba se kreira, spremna za pripremu i fakturiranje.
Ključno je upravljanje iznimkama: dobro rješenje ne pokušava sve samo potvrditi. Automatski kreira ono što je ispravno i jasno vam prikazuje ono što zahtijeva vašu pažnju.
Kriteriji za odabir rješenja
- Kompatibilnost s vašim ERP-om: izvorna veza, API ili uvoz datoteka;
- Podržani formati: e-pošta, skenirani PDF-ovi, Excel, slobodan tekst;
- Upravljanje iznimkama: jasno označavanje i brza potvrda;
- Sljedivost: veza između kreirane narudžbe i izvornog dokumenta;
- Zaštita podataka: smještaj, sigurnost i usklađenost s GDPR-om;
- Implementacija i trošak: vrijeme pokretanja, podrška i povrat ulaganja.
Orkest Order integrira se s vodećim ERP sustavima na tržištu, a može raditi i putem API-ja, webhooka ili izvoza. Pogledajte sve integracije.
Uvođenje automatizacije u četiri koraka
- Prikupite primjere: izbor stvarnih narudžbi koje predstavljaju vaše kupce;
- Konfigurirajte i povežite: povezivanje s ERP-om, uparivanje kataloga i kupaca;
- Testirajte paralelno: usporedite automatski kreirane narudžbe s uobičajenim unosom;
- Uvodite postupno: započnite s kupcima koji najredovitije naručuju, a zatim proširite.
Vaši kupci ne primjećuju nikakvu razliku: i dalje šalju narudžbe kao i prije.
Ukratko
Automatizacija unosa narudžbi kupaca oslobađa vrijeme, smanjuje pogreške i ubrzava isporuke, a da od vaših kupaca ne traži ništa. Najbolji način da procijenite rješenje jest isprobati ga na vlastitim narudžbama.