Porque é que o registo manual de encomendas sai caro
Voltar a digitar uma encomenda leva alguns minutos: abrir o email, ler a nota de encomenda, encontrar o cliente, procurar cada referência, verificar os preços e validar. Multiplicados por dezenas de encomendas por dia, esses minutos tornam-se horas.
Exemplo: 40 encomendas por dia a 6 minutos cada representam 4 horas de registo diário, ou seja, mais de meio posto a tempo inteiro dedicado a copiar informação que já existe.
Para além do tempo, a digitação manual gera erros (referência errada, quantidade trocada, preço desatualizado), atrasa as expedições e ocupa a sua equipa de apoio comercial numa tarefa sem valor acrescentado, em vez do acompanhamento dos clientes.
De onde vêm hoje as encomendas dos clientes
Na maioria das empresas B2B, as encomendas chegam por canais muito diferentes:
- O email, com a encomenda no corpo da mensagem ou em anexo;
- O PDF, gerado pelo software do cliente ou digitalizado a partir de uma nota em papel;
- Excel ou CSV, muitas vezes com um modelo próprio de cada cliente;
- O texto livre: «Agradecemos o envio de 12 caixas da ref. A-203»;
- O EDI, geralmente reservado às contas maiores.
Cada cliente tem os seus hábitos e raramente é possível impor-lhe um formato único. É por isso que a automatização deve adaptar-se às encomendas, e não o contrário.
As quatro abordagens para tratar encomendas
- O registo manual. Simples e sem investimento, mas lento, caro e fonte de erros assim que o volume aumenta.
- O EDI. Muito fiável para grandes contas, mas pesado de implementar e manter: cada cliente tem de aceitar equipar-se e adotar uma norma.
- O OCR com modelos. Lê zonas fixas de um documento. Eficaz em formatos estáveis, exige criar e manter um modelo por cliente, e a mínima alteração de paginação faz com que falhe.
- A IA de leitura documental. Compreende o conteúdo de uma encomenda como uma pessoa o faria, qualquer que seja o formato ou a paginação, e faz a correspondência com os dados do seu ERP. É a abordagem do Orkest Order, que a aplica também aos orçamentos e pedidos de preço.
Comparar as abordagens em detalhe →
Como funciona a automatização com IA
Uma solução moderna encadeia as etapas que a sua equipa realiza hoje, mas em poucos segundos:
- Receção: a encomenda chega a uma caixa de correio dedicada ou é carregada manualmente;
- Leitura: o documento é analisado, seja um PDF, um ficheiro Excel ou um simples email;
- Identificação do cliente: o remetente, o nome ou o número de conta permitem encontrar a ficha certa;
- Correspondência de produtos: as designações do cliente são associadas às suas referências;
- Controlo: preços, quantidades e condições são comparados com os seus dados e as diferenças são assinaladas;
- Criação no ERP: a encomenda é criada, pronta a preparar e a faturar.
O ponto-chave é a gestão de exceções: uma boa solução não tenta validar tudo sozinha. Cria automaticamente o que está conforme e apresenta-lhe com clareza o que merece a sua atenção.
Os critérios para escolher uma solução
- Compatibilidade com o seu ERP: ligação nativa, API ou importação de ficheiros;
- Cobertura de formatos: email, PDF digitalizados, Excel, texto livre;
- Gestão de exceções: sinalização clara e validação rápida;
- Rastreabilidade: ligação entre a encomenda criada e o documento de origem;
- Proteção de dados: alojamento, segurança e conformidade com o RGPD;
- Implementação e custo: prazo de arranque, acompanhamento e retorno do investimento.
O Orkest Order integra-se com os principais ERP do mercado e pode também funcionar via API, webhook ou exportação. Ver todas as integrações.
Implementar a automatização em quatro etapas
- Reunir exemplos: uma seleção de encomendas reais representativas dos seus clientes;
- Configurar e ligar: ligação ao ERP, correspondência do catálogo e dos clientes;
- Testar em paralelo: comparar as encomendas criadas automaticamente com o registo habitual;
- Implementar de forma progressiva: começar pelos clientes mais regulares e depois alargar.
Os seus clientes não notam qualquer diferença: continuam a enviar as encomendas como antes.
Em resumo
Automatizar o registo das encomendas dos clientes liberta tempo, reduz os erros e acelera as entregas, sem pedir nada aos seus clientes. A melhor forma de avaliar uma solução continua a ser testá-la com as suas próprias encomendas.