Ratgeber

Auftragserfassung automatisieren:
der komplette Ratgeber.

Jeden Tag gehen Bestellungen per E-Mail, als PDF oder in Excel ein – und jemand tippt sie ins ERP ab. Dieser Ratgeber zeigt, warum das so teuer ist, welche Methoden es zur Automatisierung gibt und wie Sie starten, ohne Ihre Kunden zu belasten.

· 9 Min. Lesezeit

Warum die manuelle Auftragserfassung so teuer ist

Eine Bestellung abzutippen dauert einige Minuten: E-Mail öffnen, Bestellung lesen, Kunden suchen, jede Artikelnummer nachschlagen, Preise prüfen, dann freigeben. Bei Dutzenden Bestellungen pro Tag werden aus diesen Minuten Stunden.

Ein Beispiel: 40 Bestellungen pro Tag à 6 Minuten ergeben 4 Stunden Erfassung täglich – mehr als eine halbe Vollzeitstelle, nur um Informationen abzuschreiben, die bereits vorliegen.

Neben dem Zeitaufwand verursacht das Abtippen Fehler (falsche Artikelnummer, vertauschte Menge, veralteter Preis), verzögert den Versand und bindet Ihren Innendienst an eine Aufgabe ohne Mehrwert – statt an die Kundenbetreuung.

Wie Kundenbestellungen heute eingehen

In den meisten B2B-Unternehmen gehen Bestellungen über ganz unterschiedliche Kanäle ein:

  • Per E-Mail, mit der Bestellung im Nachrichtentext oder im Anhang;
  • Als PDF, erzeugt von der Software des Kunden oder von einem Papierformular eingescannt;
  • Als Excel- oder CSV-Datei, oft mit einer eigenen Vorlage je Kunde;
  • Als Freitext: „Bitte liefern Sie uns 12 Kartons von Art.-Nr. A-203“;
  • Per EDI, meist den größten Kunden vorbehalten.

Jeder Kunde hat seine Gewohnheiten, und ein einheitliches Format lässt sich selten durchsetzen. Deshalb muss sich die Automatisierung an die Bestellungen anpassen – nicht umgekehrt.

Vier Ansätze für die Auftragsbearbeitung

  1. Manuelles Abtippen. Einfach und ohne Investition, aber langsam, teuer und fehleranfällig, sobald das Volumen steigt.
  2. EDI. Sehr zuverlässig für Großkunden, aber aufwendig in Einführung und Pflege: Jeder Kunde muss bereit sein, sich technisch auszustatten und einen Standard zu übernehmen.
  3. Vorlagenbasierte OCR. Sie liest feste Bereiche eines Dokuments. Bei stabilen Formaten wirksam, erfordert aber eine eigene Vorlage je Kunde – und schon die kleinste Layoutänderung lässt sie scheitern.
  4. KI-gestützte Dokumentenerkennung. Sie versteht den Inhalt einer Bestellung wie ein Mensch, unabhängig von Format oder Layout, und gleicht ihn mit Ihren ERP-Daten ab. Das ist der Ansatz von Orkest Order, der auch für Angebote und Preisanfragen gilt.

Die Ansätze im Detail vergleichen →

So funktioniert die Automatisierung mit KI

Eine moderne Lösung durchläuft dieselben Schritte wie heute Ihr Team – nur in wenigen Sekunden:

  1. Eingang: Die Bestellung geht in einem eigenen Postfach ein oder wird manuell hochgeladen;
  2. Erkennung: Das Dokument wird analysiert – ob PDF, Excel-Datei oder einfache E-Mail;
  3. Kundenidentifikation: Absender, Name oder Kundennummer führen zum richtigen Stammsatz;
  4. Artikelzuordnung: Die Bezeichnungen des Kunden werden Ihren Artikelnummern zugeordnet;
  5. Prüfung: Preise, Mengen und Konditionen werden mit Ihren Daten abgeglichen, Abweichungen gemeldet;
  6. Anlage im ERP: Der Auftrag wird angelegt, bereit für Kommissionierung und Fakturierung.

Entscheidend ist das Ausnahmemanagement: Eine gute Lösung versucht nicht, alles allein freizugeben. Sie legt automatisch an, was korrekt ist, und zeigt Ihnen klar, was Ihre Aufmerksamkeit verdient.

Kriterien für die Wahl einer Lösung

  • ERP-Kompatibilität: native Anbindung, API oder Dateiimport;
  • Abgedeckte Formate: E-Mail, gescannte PDFs, Excel, Freitext;
  • Ausnahmemanagement: klare Meldungen und schnelle Freigabe;
  • Nachvollziehbarkeit: Verknüpfung zwischen angelegtem Auftrag und Originaldokument;
  • Datenschutz: Hosting, Sicherheit und DSGVO-Konformität;
  • Einführung und Kosten: Startzeit, Begleitung und Return on Investment.

Orkest Order ist mit den gängigen ERP-Systemen integriert und funktioniert auch per API, Webhook oder Export. Alle Integrationen ansehen.

Automatisierung in vier Schritten einführen

  1. Beispiele sammeln: eine Auswahl echter Bestellungen, die für Ihre Kunden repräsentativ sind;
  2. Konfigurieren und anbinden: ERP-Anbindung, Abgleich von Artikelstamm und Kunden;
  3. Parallel testen: automatisch angelegte Aufträge mit der gewohnten Erfassung vergleichen;
  4. Schrittweise ausrollen: mit den regelmäßigsten Kunden beginnen, dann erweitern.

Ihre Kunden bemerken keinen Unterschied: Sie senden ihre Bestellungen weiterhin wie bisher.

Fazit

Die automatisierte Auftragserfassung spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt die Lieferung – ohne Ihren Kunden etwas abzuverlangen. Am besten beurteilen Sie eine Lösung, indem Sie sie mit Ihren eigenen Bestellungen testen.

Häufige Fragen

Ihre Fragen, unsere Antworten.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und KI bei Bestellungen?

OCR erkennt Zeichen in vordefinierten Bereichen eines Dokuments und braucht daher eine Vorlage je Format. KI versteht die Bedeutung des Dokuments: Sie findet Kunde, Artikel und Mengen unabhängig vom Layout.

Muss man auf EDI umstellen, um Bestellungen zu automatisieren?

Nein. EDI bleibt für einige Großkunden sinnvoll, doch die meisten B2B-Kunden bestellen per E-Mail, PDF oder Excel. Eine Lösung zur automatischen Erkennung verarbeitet diese Bestellungen, ohne dass sie etwas ändern müssen.

Ersetzt die Automatisierung den Innendienst?

Nein. Sie beseitigt das Abtippen, damit sich das Team auf Ausnahmen, Liefertermine und die Kundenbeziehung konzentrieren kann.

Wie lange dauert es, die Auftragserfassung zu automatisieren?

Das hängt vom Volumen und von der Anzahl der Formate ab. Mit Orkest Order testen Sie eine echte Anfrage in wenigen Minuten; die Einrichtung übernimmt anschließend unser Team.

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