Γιατί η χειροκίνητη καταχώριση παραγγελιών κοστίζει ακριβά
Η επανακαταχώριση μιας παραγγελίας διαρκεί λίγα λεπτά: άνοιγμα του email, ανάγνωση του δελτίου παραγγελίας, εύρεση του πελάτη, αναζήτηση κάθε κωδικού, έλεγχος τιμών και τέλος έγκριση. Πολλαπλασιασμένα επί δεκάδες παραγγελίες την ημέρα, αυτά τα λεπτά γίνονται ώρες.
Παράδειγμα: 40 παραγγελίες την ημέρα των 6 λεπτών η καθεμία αντιστοιχούν σε 4 ώρες καταχώρισης καθημερινά, δηλαδή σε περισσότερο από μισή θέση πλήρους απασχόλησης αφιερωμένη στην αντιγραφή πληροφοριών που ήδη υπάρχουν.
Πέρα από τον χρόνο, η επανακαταχώριση προκαλεί λάθη (λάθος κωδικός, αντεστραμμένη ποσότητα, μη ενημερωμένη τιμή), καθυστερεί τις αποστολές και απασχολεί το τμήμα παραγγελιών σε μια εργασία χωρίς προστιθέμενη αξία, αντί για την εξυπηρέτηση των πελατών.
Από πού έρχονται σήμερα οι παραγγελίες πελατών
Στις περισσότερες B2B επιχειρήσεις, οι παραγγελίες φτάνουν από πολύ διαφορετικά κανάλια:
- Το email, με την παραγγελία στο κείμενο του μηνύματος ή σε συνημμένο·
- Το PDF, που παράγεται από το λογισμικό του πελάτη ή σαρώνεται από έντυπο δελτίο·
- Το Excel ή CSV, συχνά με διαφορετικό υπόδειγμα για κάθε πελάτη·
- Το ελεύθερο κείμενο: «Παρακαλώ στείλτε μας 12 κιβώτια του κωδ. A-203»·
- Το EDI, που συνήθως αφορά μόνο τους μεγαλύτερους πελάτες.
Κάθε πελάτης έχει τις συνήθειές του και σπάνια είναι δυνατό να του επιβληθεί μια ενιαία μορφή. Γι’ αυτό η αυτοματοποίηση πρέπει να προσαρμόζεται στις παραγγελίες, και όχι το αντίστροφο.
Οι τέσσερις προσεγγίσεις για την επεξεργασία παραγγελιών
- Η χειροκίνητη επανακαταχώριση. Απλή και χωρίς επένδυση, αλλά αργή, δαπανηρή και επιρρεπής σε λάθη μόλις αυξηθεί ο όγκος.
- Το EDI. Πολύ αξιόπιστο για τους μεγάλους πελάτες, αλλά βαρύ στην υλοποίηση και τη συντήρηση: κάθε πελάτης πρέπει να δεχτεί να εξοπλιστεί και να υιοθετήσει ένα πρότυπο.
- Το OCR με υποδείγματα. Διαβάζει σταθερά πεδία σε ένα έγγραφο. Αποτελεσματικό σε σταθερές μορφές, απαιτεί όμως τη δημιουργία και συντήρηση ενός υποδείγματος ανά πελάτη, και η παραμικρή αλλαγή διάταξης το οδηγεί σε αποτυχία.
- Η τεχνητή νοημοσύνη ανάγνωσης εγγράφων. Κατανοεί το περιεχόμενο μιας παραγγελίας όπως θα το έκανε ένας άνθρωπος, ανεξάρτητα από τη μορφή ή τη διάταξη, και το αντιστοιχίζει με τα δεδομένα του ERP σας. Αυτή είναι η προσέγγιση του Orkest Order, που την εφαρμόζει και στις προσφορές και στα αιτήματα τιμών.
Συγκρίνετε αναλυτικά τις προσεγγίσεις →
Πώς λειτουργεί η αυτοματοποίηση με AI
Μια σύγχρονη λύση εκτελεί διαδοχικά τα βήματα που κάνει σήμερα η ομάδα σας, αλλά σε λίγα δευτερόλεπτα:
- Λήψη: η παραγγελία φτάνει σε ένα αποκλειστικό γραμματοκιβώτιο ή ανεβαίνει χειροκίνητα·
- Ανάγνωση: το έγγραφο αναλύεται, είτε πρόκειται για PDF, για αρχείο Excel ή για ένα απλό email·
- Αναγνώριση πελάτη: ο αποστολέας, η επωνυμία ή ο αριθμός λογαριασμού οδηγούν στη σωστή καρτέλα·
- Αντιστοίχιση προϊόντων: οι περιγραφές του πελάτη αντιστοιχίζονται με τους κωδικούς σας·
- Έλεγχος: τιμές, ποσότητες και όροι συγκρίνονται με τα δεδομένα σας και οι αποκλίσεις επισημαίνονται·
- Δημιουργία στο ERP: η παραγγελία δημιουργείται, έτοιμη για εκτέλεση και τιμολόγηση.
Το κλειδί είναι η διαχείριση των εξαιρέσεων: μια καλή λύση δεν επιχειρεί να εγκρίνει τα πάντα μόνη της. Δημιουργεί αυτόματα ό,τι είναι σωστό και σας παρουσιάζει με σαφήνεια ό,τι χρειάζεται την προσοχή σας.
Τα κριτήρια για να επιλέξετε λύση
- Συμβατότητα με το ERP σας: εγγενής σύνδεση, API ή εισαγωγή αρχείων·
- Κάλυψη μορφών: email, σαρωμένα PDF, Excel, ελεύθερο κείμενο·
- Διαχείριση εξαιρέσεων: σαφής επισήμανση και γρήγορη έγκριση·
- Ιχνηλασιμότητα: σύνδεση της παραγγελίας που δημιουργήθηκε με το αρχικό έγγραφο·
- Προστασία δεδομένων: φιλοξενία, ασφάλεια και συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ·
- Υλοποίηση και κόστος: χρόνος εκκίνησης, υποστήριξη και απόδοση της επένδυσης.
Το Orkest Order συνδέεται με τα κορυφαία ERP της αγοράς και μπορεί επίσης να λειτουργεί μέσω API, webhook ή εξαγωγής. Δείτε όλες τις ενσωματώσεις.
Υλοποίηση της αυτοματοποίησης σε τέσσερα βήματα
- Συγκέντρωση δειγμάτων: μια επιλογή πραγματικών παραγγελιών, αντιπροσωπευτικών των πελατών σας·
- Παραμετροποίηση και σύνδεση: σύνδεση με το ERP, αντιστοίχιση καταλόγου και πελατών·
- Παράλληλες δοκιμές: σύγκριση των παραγγελιών που δημιουργούνται αυτόματα με τη συνήθη καταχώριση·
- Σταδιακή εφαρμογή: ξεκινήστε από τους πιο τακτικούς πελάτες και στη συνέχεια επεκταθείτε.
Οι πελάτες σας δεν βλέπουν καμία διαφορά: συνεχίζουν να στέλνουν τις παραγγελίες τους όπως πριν.
Συνοψίζοντας
Η αυτοματοποίηση της καταχώρισης παραγγελιών απελευθερώνει χρόνο, μειώνει τα λάθη και επιταχύνει τις παραδόσεις, χωρίς να ζητά τίποτα από τους πελάτες σας. Ο καλύτερος τρόπος να αξιολογήσετε μια λύση παραμένει η δοκιμή της με τις δικές σας παραγγελίες.