Miksi tilausten käsin kirjaaminen tulee kalliiksi
Yhden tilauksen kirjaaminen vie muutaman minuutin: sähköpostin avaaminen, tilauksen lukeminen, asiakkaan etsiminen, jokaisen tuotekoodin hakeminen, hintojen tarkistus ja lopuksi vahvistus. Kun tilauksia on kymmeniä päivässä, minuuteista tulee tunteja.
Esimerkki: 40 tilausta päivässä, kukin 6 minuuttia, tarkoittaa 4 tuntia kirjausta päivittäin – yli puolet kokoaikaisesta työpanoksesta kuluu jo olemassa olevien tietojen kopiointiin.
Ajanhukan lisäksi uudelleensyöttö aiheuttaa virheitä (väärä tuotekoodi, sekoittunut määrä, vanhentunut hinta), viivästyttää toimituksia ja sitoo myyntipalvelusi työhön, joka ei tuota lisäarvoa, asiakassuhteiden hoitamisen sijaan.
Mistä asiakastilaukset tulevat nykyään
Useimmissa B2B-yrityksissä tilaukset saapuvat hyvin erilaisia kanavia pitkin:
- Sähköposti, jossa tilaus on viestin rungossa tai liitteenä;
- PDF, joka on luotu asiakkaan ohjelmistolla tai skannattu paperilomakkeelta;
- Excel tai CSV, usein asiakaskohtaisella pohjalla;
- Vapaa teksti: ”Toimittakaa meille 12 laatikkoa tuotetta A-203”;
- EDI, joka on yleensä varattu suurimmille asiakkaille.
Jokaisella asiakkaalla on omat tapansa, eikä yhtä yhteistä muotoa voi juuri koskaan vaatia. Siksi automaation on mukauduttava tilauksiin eikä päinvastoin.
Neljä tapaa käsitellä tilauksia
- Käsin kirjaaminen. Yksinkertaista eikä vaadi investointeja, mutta hidasta, kallista ja virhealtista heti, kun volyymi kasvaa.
- EDI. Erittäin luotettava suurten asiakkaiden kanssa, mutta raskas ottaa käyttöön ja ylläpitää: jokaisen asiakkaan on suostuttava hankkimaan tarvittavat välineet ja omaksumaan standardi.
- Mallipohjainen OCR. Se lukee asiakirjan kiinteitä kenttiä. Toimii vakiintuneissa muodoissa, mutta jokaiselle asiakkaalle on luotava ja ylläpidettävä oma mallinsa, ja pienikin asettelun muutos saa sen epäonnistumaan.
- Tekoälypohjainen asiakirjojen luku. Se ymmärtää tilauksen sisällön kuten ihminen, muodosta tai asettelusta riippumatta, ja täsmäyttää sen ERP-tietoihisi. Tämä on Orkest Orderin lähestymistapa, jota se soveltaa myös tarjouksiin ja hintakyselyihin.
Vertaa lähestymistapoja tarkemmin →
Miten tekoälyyn perustuva automaatio toimii
Moderni ratkaisu käy läpi samat vaiheet kuin tiimisi nyt, mutta sekunneissa:
- Vastaanotto: tilaus saapuu erilliseen sähköpostilaatikkoon tai ladataan käsin;
- Luku: asiakirja analysoidaan, oli se PDF, Excel-tiedosto tai tavallinen sähköposti;
- Asiakkaan tunnistus: lähettäjän, nimen tai asiakasnumeron perusteella löydetään oikea asiakastietue;
- Tuotteiden täsmäytys: asiakkaan käyttämät nimikkeet yhdistetään omiin tuotekoodeihisi;
- Tarkistus: hintoja, määriä ja ehtoja verrataan tietoihisi, ja poikkeamista ilmoitetaan;
- Luonti ERP:hen: tilaus luodaan valmiina keräiltäväksi ja laskutettavaksi.
Ratkaisevaa on poikkeusten hallinta: hyvä ratkaisu ei yritä hyväksyä kaikkea itse. Se luo automaattisesti kaiken, mikä on kunnossa, ja näyttää selkeästi sen, mikä vaatii huomiotasi.
Kriteerit ratkaisun valintaan
- Yhteensopivuus ERP-järjestelmäsi kanssa: natiivi liittymä, API tai tiedostotuonti;
- Tuetut muodot: sähköposti, skannatut PDF:t, Excel, vapaa teksti;
- Poikkeusten hallinta: selkeät ilmoitukset ja nopea hyväksyntä;
- Jäljitettävyys: yhteys luodun tilauksen ja alkuperäisen asiakirjan välillä;
- Tietosuoja: palvelintila, tietoturva ja GDPR-vaatimustenmukaisuus;
- Käyttöönotto ja kustannukset: aloitusaika, tuki ja sijoitetun pääoman tuotto.
Orkest Order integroituu markkinoiden johtaviin ERP-järjestelmiin ja toimii myös API:n, webhookin tai viennin kautta. Katso kaikki integraatiot.
Automaation käyttöönotto neljässä vaiheessa
- Kokoa esimerkit: valikoima oikeita tilauksia, jotka edustavat asiakkaitasi;
- Konfiguroi ja yhdistä: yhteys ERP-järjestelmään, tuoteluettelon ja asiakkaiden täsmäytys;
- Testaa rinnakkain: vertaa automaattisesti luotuja tilauksia tavanomaiseen kirjaukseen;
- Ota käyttöön vaiheittain: aloita säännöllisimmin tilaavista asiakkaista ja laajenna sitten.
Asiakkaasi eivät huomaa mitään eroa: he lähettävät tilauksensa kuten ennenkin.
Yhteenveto
Asiakastilausten kirjauksen automatisointi vapauttaa aikaa, vähentää virheitä ja nopeuttaa toimituksia – vaatimatta asiakkailtasi mitään. Paras tapa arvioida ratkaisua on kokeilla sitä omilla tilauksillasi.