Por qué la entrada manual de pedidos sale cara
Volver a teclear un pedido lleva unos minutos: abrir el email, leer la hoja de pedido, localizar al cliente, buscar cada referencia, comprobar los precios y validar. Multiplicados por decenas de pedidos al día, esos minutos se convierten en horas.
Un ejemplo: 40 pedidos al día a 6 minutos cada uno suponen 4 horas diarias de entrada de datos, es decir, más de media jornada completa dedicada a copiar información que ya existe.
Además del tiempo, volver a teclear genera errores (referencia equivocada, cantidad invertida, precio desactualizado), retrasa los envíos y ocupa a su equipo de administración de ventas en una tarea sin valor añadido, en lugar de la atención al cliente.
De dónde llegan hoy los pedidos de clientes
En la mayoría de las empresas B2B, los pedidos llegan por canales muy distintos:
- El email, con el pedido en el cuerpo del mensaje o como archivo adjunto;
- El PDF, generado por el software del cliente o escaneado a partir de un pedido en papel;
- Excel o CSV, a menudo con un modelo propio de cada cliente;
- El texto libre: «Por favor, envíennos 12 cajas de la ref. A-203»;
- El EDI, reservado en general a las cuentas más grandes.
Cada cliente tiene sus costumbres, y rara vez es posible imponerle un formato único. Por eso la automatización debe adaptarse a los pedidos, y no al revés.
Los cuatro enfoques para procesar pedidos
- La entrada manual. Sencilla y sin inversión, pero lenta, costosa y propensa a errores en cuanto crece el volumen.
- El EDI. Muy fiable para las grandes cuentas, pero pesado de implantar y mantener: cada cliente debe aceptar equiparse y adoptar un estándar.
- El OCR con plantillas. Lee zonas fijas de un documento. Eficaz con formatos estables, obliga a crear y mantener una plantilla por cliente, y el menor cambio de diseño lo hace fallar.
- La IA de lectura documental. Comprende el contenido de un pedido como lo haría una persona, sea cual sea el formato o el diseño, y lo concilia con los datos de su ERP. Es el enfoque de Orkest Order, que también lo aplica a los presupuestos y las solicitudes de precio.
Comparar los enfoques en detalle →
Cómo funciona la automatización con IA
Una solución moderna encadena los mismos pasos que realiza hoy su equipo, pero en cuestión de segundos:
- Recepción: el pedido llega a un buzón dedicado o se sube manualmente;
- Lectura: se analiza el documento, ya sea un PDF, un archivo Excel o un simple email;
- Identificación del cliente: el remitente, el nombre o el número de cuenta permiten localizar la ficha correcta;
- Conciliación de productos: las descripciones del cliente se asocian a sus referencias;
- Control: precios, cantidades y condiciones se comparan con sus datos, y las diferencias se señalan;
- Creación en el ERP: el pedido se crea, listo para preparar y facturar.
La clave es la gestión de excepciones: una buena solución no intenta validarlo todo por sí sola. Crea automáticamente lo que es correcto y le muestra con claridad lo que merece su atención.
Criterios para elegir una solución
- Compatibilidad con su ERP: conexión nativa, API o importación de archivos;
- Cobertura de formatos: email, PDF escaneados, Excel, texto libre;
- Gestión de excepciones: avisos claros y validación rápida;
- Trazabilidad: vínculo entre el pedido creado y el documento de origen;
- Protección de datos: alojamiento, seguridad y cumplimiento del RGPD;
- Puesta en marcha y coste: plazo de arranque, acompañamiento y retorno de la inversión.
Orkest Order se integra con los principales ERP del mercado y también puede funcionar vía API, webhook o exportación. Ver todas las integraciones.
Implantar la automatización en cuatro pasos
- Reunir ejemplos: una selección de pedidos reales representativos de sus clientes;
- Configurar y conectar: conexión al ERP, conciliación del catálogo y de los clientes;
- Probar en paralelo: comparar los pedidos creados automáticamente con la entrada habitual;
- Desplegar de forma progresiva: empezar por los clientes más regulares y después ampliar.
Sus clientes no notan ninguna diferencia: siguen enviando sus pedidos como antes.
En resumen
Automatizar la entrada de pedidos de clientes libera tiempo, reduce errores y acelera las entregas, sin pedir nada a sus clientes. La mejor forma de valorar una solución sigue siendo probarla con sus propios pedidos.