Защо ръчното въвеждане на поръчки струва скъпо
Повторното въвеждане на една поръчка отнема няколко минути: отваряне на имейла, прочитане на поръчката, намиране на клиента, търсене на всеки код, проверка на цените и накрая потвърждение. Умножени по десетки поръчки на ден, тези минути се превръщат в часове.
Пример: 40 поръчки на ден по 6 минути всяка означават 4 часа въвеждане дневно, тоест повече от половин щатна бройка, заета с преписване на информация, която вече съществува.
Освен време, повторното въвеждане води до грешки (грешен код, разменено количество, неактуална цена), забавя експедициите и ангажира екипа по обработка на поръчки със задача без добавена стойност вместо с обслужването на клиентите.
Откъде идват клиентските поръчки днес
В повечето B2B компании поръчките пристигат по много различни канали:
- Имейл – с поръчката в текста на съобщението или като прикачен файл;
- PDF – генериран от софтуера на клиента или сканиран от хартиен формуляр;
- Excel или CSV – често с отделен шаблон за всеки клиент;
- Свободен текст: „Моля, доставете ни 12 кашона от арт. A-203“;
- EDI – обикновено само за най-големите клиенти.
Всеки клиент има своите навици и рядко е възможно да му се наложи единен формат. Затова автоматизацията трябва да се адаптира към поръчките, а не обратното.
Четирите подхода за обработка на поръчки
- Ръчно въвеждане. Просто и без инвестиция, но бавно, скъпо и източник на грешки веднага щом обемът нарасне.
- EDI. Много надеждно за големите клиенти, но тежко за внедряване и поддръжка: всеки клиент трябва да се съгласи да се оборудва и да приеме определен стандарт.
- OCR с шаблони. Чете фиксирани зони в документа. Ефективно при стабилни формати, но изисква създаване и поддръжка на шаблон за всеки клиент, а и най-малката промяна в оформлението го проваля.
- ИИ за четене на документи. Разбира съдържанието на поръчката така, както би го разбрал човек, независимо от формата или оформлението, и го съпоставя с данните във вашата ERP. Това е подходът на Orkest Order, който го прилага и към оферти и запитвания за цени.
Сравнете подходите в детайли →
Как работи автоматизацията с ИИ
Съвременното решение изпълнява последователно стъпките, които днес прави вашият екип, но за секунди:
- Получаване: поръчката пристига в специална пощенска кутия или се качва ръчно;
- Прочитане: документът се анализира, независимо дали е PDF, Excel файл или обикновен имейл;
- Идентифициране на клиента: подателят, името или номерът на акаунта водят до правилния клиентски запис;
- Съпоставяне на продуктите: наименованията на клиента се свързват с вашите кодове;
- Проверка: цени, количества и условия се сравняват с вашите данни, а разминаванията се сигнализират;
- Създаване в ERP: поръчката се създава, готова за изпълнение и фактуриране.
Ключовият момент е управлението на изключенията: доброто решение не се опитва да одобрява всичко само. То създава автоматично коректните поръчки и ясно ви показва това, което изисква вниманието ви.
Критерии за избор на решение
- Съвместимост с вашата ERP: вградена връзка, API или импорт на файлове;
- Поддържани формати: имейл, сканирани PDF, Excel, свободен текст;
- Управление на изключенията: ясно сигнализиране и бързо одобрение;
- Проследимост: връзка между създадената поръчка и оригиналния документ;
- Защита на данните: хостинг, сигурност и съответствие с ОРЗД;
- Внедряване и цена: срок за стартиране, съдействие и възвръщаемост на инвестицията.
Orkest Order се интегрира с водещите ERP системи на пазара и може да работи и чрез API, webhook или експорт. Вижте всички интеграции.
Внедряване на автоматизацията в четири стъпки
- Съберете примери: подбор от реални поръчки, представителни за вашите клиенти;
- Конфигурирайте и свържете: връзка с ERP, съпоставяне на каталога и клиентите;
- Тествайте паралелно: сравнете автоматично създадените поръчки с обичайното въвеждане;
- Внедрявайте поетапно: започнете с най-редовните клиенти, след това разширете.
Клиентите ви не забелязват никаква разлика: те продължават да изпращат поръчките си както преди.
В обобщение
Автоматизирането на въвеждането на клиентски поръчки освобождава време, намалява грешките и ускорява доставките, без да изисква нищо от клиентите ви. Най-добрият начин да оцените едно решение остава да го тествате със собствените си поръчки.