Kāpēc manuāla pasūtījumu ievade izmaksā dārgi
Pasūtījuma pārrakstīšana aizņem dažas minūtes: atvērt e-pastu, izlasīt pasūtījumu, atrast klientu, sameklēt katru artikulu, pārbaudīt cenas un apstiprināt. Reizinot ar desmitiem pasūtījumu dienā, šīs minūtes pārvēršas stundās.
Piemērs: 40 pasūtījumi dienā pa 6 minūtēm katrs ir 4 stundas ievades ik dienu, tas ir, vairāk nekā puse pilnas slodzes darba vietas, kas veltīta jau esošas informācijas pārrakstīšanai.
Papildus laikam pārrakstīšana rada kļūdas (nepareizs artikuls, sajaukts daudzums, novecojusi cena), aizkavē sūtījumus un novirza jūsu pārdošanas atbalsta komandu no klientu apkalpošanas uz uzdevumu bez pievienotās vērtības.
No kurienes šodien pienāk klientu pasūtījumi
Lielākajā daļā B2B uzņēmumu pasūtījumi pienāk pa ļoti dažādiem kanāliem:
- E-pasts ar pasūtījumu vēstules tekstā vai pielikumā;
- PDF, ko ģenerējusi klienta programma vai kas ieskenēts no papīra pasūtījuma;
- Excel vai CSV, bieži ar katra klienta savu veidni;
- Brīvs teksts: „Lūdzu, piegādājiet mums 12 kastes art. A-203“;
- EDI, parasti tikai lielākajiem klientiem.
Katram klientam ir savi ieradumi, un vienotu formātu uzspiest izdodas reti. Tāpēc automatizācijai jāpielāgojas pasūtījumiem, nevis otrādi.
Četras pieejas pasūtījumu apstrādei
- Manuāla pārrakstīšana. Vienkārša un bez ieguldījumiem, taču lēna, dārga un kļūdaina, tiklīdz apjoms pieaug.
- EDI. Ļoti uzticama lielajiem klientiem, taču sarežģīta ieviešanā un uzturēšanā: katram klientam jāpiekrīt aprīkoties un pieņemt standartu.
- OCR ar veidnēm. Nolasa fiksētas dokumenta zonas. Efektīvs stabiliem formātiem, taču katram klientam jāizveido un jāuztur veidne, un mazākās izkārtojuma izmaiņas liek tam kļūdīties.
- Dokumentu lasīšanas MI. Saprot pasūtījuma saturu tāpat kā cilvēks neatkarīgi no formāta vai izkārtojuma un sasaista to ar jūsu ERP datiem. Tāda ir Orkest Order pieeja, ko tas piemēro arī piedāvājumiem un cenu pieprasījumiem.
Detalizēti salīdzināt pieejas →
Kā darbojas automatizācija ar MI
Mūsdienīgs risinājums veic tos pašus soļus, ko šodien veic jūsu komanda, tikai dažās sekundēs:
- Saņemšana: pasūtījums nonāk īpašā pastkastē vai tiek augšupielādēts manuāli;
- Nolasīšana: dokuments tiek analizēts, vai tas būtu PDF, Excel fails vai vienkāršs e-pasts;
- Klienta identificēšana: pēc sūtītāja, nosaukuma vai klienta numura tiek atrasta pareizā kartīte;
- Produktu sasaiste: klienta izmantotie nosaukumi tiek sasaistīti ar jūsu artikuliem;
- Kontrole: cenas, daudzumi un nosacījumi tiek salīdzināti ar jūsu datiem, neatbilstības tiek atzīmētas;
- Izveide ERP: pasūtījums tiek izveidots, gatavs komplektēšanai un rēķina izrakstīšanai.
Galvenais ir izņēmumu pārvaldība: labs risinājums necenšas visu apstiprināt pats. Tas automātiski izveido to, kas atbilst, un skaidri parāda to, kam nepieciešama jūsu uzmanība.
Kritēriji risinājuma izvēlei
- Saderība ar jūsu ERP: iebūvēts savienojums, API vai failu imports;
- Atbalstītie formāti: e-pasts, skenēti PDF, Excel, brīvs teksts;
- Izņēmumu pārvaldība: skaidra atzīmēšana un ātra apstiprināšana;
- Izsekojamība: saikne starp izveidoto pasūtījumu un oriģinālo dokumentu;
- Datu aizsardzība: mitināšana, drošība un atbilstība VDAR;
- Ieviešana un izmaksas: palaišanas laiks, atbalsts un ieguldījumu atdeve.
Orkest Order integrējas ar vadošajām tirgus ERP sistēmām un var darboties arī caur API, webhook vai eksportu. Skatīt visas integrācijas.
Automatizācijas ieviešana četros soļos
- Savāciet piemērus: jūsu klientiem raksturīgu īstu pasūtījumu izlasi;
- Konfigurējiet un savienojiet: pieslēgšana ERP, kataloga un klientu sasaiste;
- Testējiet paralēli: salīdziniet automātiski izveidotos pasūtījumus ar ierasto ievadi;
- Ieviesiet pakāpeniski: sāciet ar regulārākajiem klientiem, pēc tam paplašiniet.
Jūsu klienti nemana nekādu atšķirību: viņi turpina sūtīt pasūtījumus tāpat kā iepriekš.
Kopsavilkums
Klientu pasūtījumu ievades automatizācija atbrīvo laiku, samazina kļūdu skaitu un paātrina piegādes, neko neprasot no klientiem. Labākais veids, kā novērtēt risinājumu, ir izmēģināt to ar saviem pasūtījumiem.