Gwida

Awtomatizza d-dħul tal-ordnijiet tal-klijenti:
il-gwida sħiħa.

Kuljum jaslu ordnijiet bl-email, f’PDF jew f’Excel, u xi ħadd jerġa’ jdaħħalhom fl-ERP. Din il-gwida tispjega għaliex dan ix-xogħol jiswa l-flus, x’inhuma l-metodi biex jiġi awtomatizzat u kif tibda mingħajr ma tfixkel lill-klijenti tiegħek.

· 9 min qari

Għaliex id-dħul manwali tal-ordnijiet jiswa l-flus

Li terġa’ ddaħħal ordni jieħu ftit minuti: tiftaħ l-email, taqra l-ordni tax-xiri, issib il-klijent, tfittex kull referenza, tivverifika l-prezzijiet u mbagħad tivvalida. Immoltiplikati b’għexieren ta’ ordnijiet kuljum, dawn il-minuti jsiru sigħat.

Eżempju: 40 ordni kuljum b’6 minuti kull waħda jfissru 4 sigħat ta’ dħul kuljum, jiġifieri aktar minn nofs pożizzjoni full-time iddedikata biex tikkopja informazzjoni li diġà teżisti.

Lil hinn mill-ħin, id-dħul mill-ġdid joħloq żbalji (referenza ħażina, kwantità maqluba, prezz mhux aġġornat), idewwem il-kunsinni u jżomm lit-tim tal-amministrazzjoni tal-bejgħ okkupat f’xogħol mingħajr valur miżjud, minflok ma jieħu ħsieb il-klijenti.

Minn fejn jaslu l-ordnijiet tal-klijenti llum

Fil-biċċa l-kbira tal-kumpaniji B2B, l-ordnijiet jaslu minn kanali differenti ħafna:

  • L-email, bl-ordni fil-korp tal-messaġġ jew bħala attachment;
  • Il-PDF, iġġenerat mis-softwer tal-klijent jew skenjat minn dokument tal-karta;
  • Excel jew CSV, spiss b’mudell differenti għal kull klijent;
  • It-test ħieles: “Jekk jogħġbok ibgħatilna 12-il kaxxa tar-ref. A-203”;
  • L-EDI, ġeneralment riżervat għall-akbar klijenti.

Kull klijent għandu d-drawwiet tiegħu, u rari jkun possibbli li timponi format wieħed. Għalhekk l-awtomatizzazzjoni trid tadatta ruħha għall-ordnijiet, u mhux bil-maqlub.

L-erba’ approċċi biex tipproċessa l-ordnijiet

  1. Id-dħul manwali. Sempliċi u mingħajr investiment, iżda bil-mod, jiswa l-flus u jwassal għal żbalji hekk kif jiżdied il-volum.
  2. L-EDI. Affidabbli ħafna għall-klijenti l-kbar, iżda tqil biex jiġi implimentat u miżmum: kull klijent irid jaqbel li jgħammar ruħu u jadotta standard.
  3. L-OCR ibbażat fuq mudelli. Jaqra żoni fissi fuq dokument. Effettiv fuq formati stabbli, iżda trid toħloq u żżomm mudell għal kull klijent, u l-iċken bidla fit-tqassim twaqqfu.
  4. L-IA għall-qari tad-dokumenti. Tifhem il-kontenut ta’ ordni bħalma jagħmel bniedem, ikun x’ikun il-format jew it-tqassim, u tqabbilha mad-data tal-ERP tiegħek. Dan huwa l-approċċ ta’ Orkest Order, li japplikah ukoll għall-kwotazzjonijiet u t-talbiet għall-prezz.

Qabbel l-approċċi fid-dettall →

Kif taħdem l-awtomatizzazzjoni bl-IA

Soluzzjoni moderna twettaq l-istess passi li jagħmel it-tim tiegħek illum, iżda fi ftit sekondi:

  1. Riċeviment: l-ordni tasal f’inbox dedikata jew tittella’ manwalment;
  2. Qari: id-dokument jiġi analizzat, kemm jekk ikun PDF, fajl Excel jew email sempliċi;
  3. Identifikazzjoni tal-klijent: il-mittent, l-isem jew in-numru tal-kont jippermettu li jinstab ir-rekord it-tajjeb;
  4. Tqabbil tal-prodotti: id-deskrizzjonijiet tal-klijent jiġu assoċjati mar-referenzi tiegħek;
  5. Kontroll: il-prezzijiet, il-kwantitajiet u l-kundizzjonijiet jitqabblu mad-data tiegħek, u d-differenzi jiġu indikati;
  6. Ħolqien fl-ERP: l-ordni tinħoloq, lesta biex tiġi ppreparata u fatturata.

Il-punt ewlieni huwa l-ġestjoni tal-eċċezzjonijiet: soluzzjoni tajba ma tippruvax tivvalida kollox waħedha. Toħloq awtomatikament dak li huwa konformi u turik b’mod ċar dak li jeħtieġ l-attenzjoni tiegħek.

Il-kriterji biex tagħżel soluzzjoni

  • Kompatibbiltà mal-ERP tiegħek: konnessjoni nattiva, API jew importazzjoni ta’ fajls;
  • Kopertura tal-formati: email, PDFs skenjati, Excel, test ħieles;
  • Ġestjoni tal-eċċezzjonijiet: indikazzjoni ċara u validazzjoni rapida;
  • Traċċabbiltà: rabta bejn l-ordni maħluqa u d-dokument oriġinali;
  • Protezzjoni tad-data: hosting, sigurtà u konformità mal-GDPR;
  • Implimentazzjoni u spiża: żmien biex tibda, appoġġ u redditu fuq l-investiment.

Orkest Order jintegra mal-ERPs ewlenin fis-suq u jista’ jaħdem ukoll permezz ta’ API, webhook jew esportazzjoni. Ara l-integrazzjonijiet kollha.

Implimenta l-awtomatizzazzjoni f’erba’ passi

  1. Iġbor eżempji: għażla ta’ ordnijiet reali li jirrappreżentaw lill-klijenti tiegħek;
  2. Ikkonfigura u kkonnettja: konnessjoni mal-ERP, tqabbil tal-katalgu u tal-klijenti;
  3. Ittestja b’mod parallel: qabbel l-ordnijiet maħluqa awtomatikament mad-dħul tas-soltu;
  4. Estendi gradwalment: ibda bil-klijenti l-aktar regolari, imbagħad espandi.

Il-klijenti tiegħek ma jaraw l-ebda differenza: jibqgħu jibagħtu l-ordnijiet bħal qabel.

Fil-qosor

L-awtomatizzazzjoni tad-dħul tal-ordnijiet tal-klijenti tiffranka l-ħin, tnaqqas l-iżbalji u tħaffef il-kunsinni, mingħajr ma titlob xejn mill-klijenti tiegħek. L-aħjar mod biex tevalwa soluzzjoni jibqa’ li tittestjaha fuq l-ordnijiet tiegħek.

Mistoqsijiet frekwenti

Il-mistoqsijiet tiegħek, it-tweġibiet tagħna.

X’inhi d-differenza bejn l-OCR u l-IA għall-ordnijiet?

L-OCR jagħraf karattri f’żoni predefiniti ta’ dokument, u għalhekk jeħtieġ mudell għal kull format. L-IA tifhem it-tifsira tad-dokument: issib il-klijent, il-prodotti u l-kwantitajiet ikun x’ikun it-tqassim.

Hemm bżonn taqleb għall-EDI biex tawtomatizza l-ordnijiet?

Le. L-EDI jibqa’ rilevanti għal xi klijenti kbar, iżda l-biċċa l-kbira tal-klijenti B2B jordnaw bl-email, PDF jew Excel. Soluzzjoni ta’ qari awtomatiku tipproċessa dawn l-ordnijiet mingħajr ma titlobhom jibdlu xejn.

L-awtomatizzazzjoni tieħu post it-tim tal-amministrazzjoni tal-bejgħ?

Le. Telimina d-dħul mill-ġdid biex it-tim ikun jista’ jikkonċentra fuq l-eċċezzjonijiet, is-segwitu tal-kunsinni u r-relazzjoni mal-klijenti.

Kemm idum biex tawtomatizza l-ordnijiet?

Jiddependi fuq il-volum u n-numru ta’ formati. B’Orkest Order, tista’ tittestja talba reali fi ftit minuti, u mbagħad l-implimentazzjoni jieħu ħsiebha t-tim tagħna.

Lest biex tissimplifika l-komunikazzjoni mal-klijenti?

Ittestja ORKEST b’email reali ta’ klijent.

Ordni, kwotazzjoni, prezz, disponibbiltà jew mistoqsija: ara kif ORKEST jinterpretaha.

Ittestja email