Gidas

Klientų užsakymų įvedimo automatizavimas:
išsamus gidas.

Kasdien užsakymai atkeliauja el. paštu, PDF ar Excel formatu, ir kažkas juos perrašo į ERP. Šiame gide paaiškinama, kodėl ši užduotis brangiai kainuoja, kokiais būdais ją galima automatizuoti ir kaip pradėti nesutrikdant klientų.

· 9 min skaitymo

Kodėl rankinis užsakymų įvedimas brangiai kainuoja

Užsakymo perrašymas užtrunka kelias minutes: atidaryti laišką, perskaityti užsakymą, rasti klientą, surasti kiekvieną kodą, patikrinti kainas ir patvirtinti. Padauginus iš dešimčių užsakymų per dieną, šios minutės virsta valandomis.

Pavyzdys: 40 užsakymų per dieną po 6 minutes – tai 4 valandos įvedimo kasdien, arba daugiau nei pusė etato, skirto jau esamai informacijai perrašyti.

Be sugaišto laiko, perrašinėjimas sukelia klaidų (netinkamas kodas, sukeisti kiekiai, pasenusi kaina), vėlina siuntas ir atitraukia pardavimų administravimo komandą nuo klientų aptarnavimo prie užduoties, nekuriančios pridėtinės vertės.

Iš kur šiandien atkeliauja klientų užsakymai

Daugumoje B2B įmonių užsakymai gaunami labai skirtingais kanalais:

  • El. paštu – užsakymas laiško tekste arba priede;
  • PDF – sugeneruotas kliento programos arba nuskenuotas iš popierinio užsakymo;
  • Excel arba CSV – dažnai su kiekvieno kliento savita forma;
  • Laisvu tekstu: „Prašome pristatyti 12 dėžių prekės A-203“;
  • EDI – paprastai tik didžiausiems klientams.

Kiekvienas klientas turi savų įpročių, ir primesti vieną formatą retai įmanoma. Todėl automatizavimas turi prisitaikyti prie užsakymų, o ne atvirkščiai.

Keturi užsakymų apdorojimo būdai

  1. Rankinis perrašymas. Paprasta ir be investicijų, tačiau lėta, brangu ir kupina klaidų, vos tik išauga apimtys.
  2. EDI. Labai patikima dirbant su didžiaisiais klientais, bet sudėtinga įdiegti ir prižiūrėti: kiekvienas klientas turi sutikti įsidiegti įrangą ir laikytis standarto.
  3. Šabloninis OCR. Nuskaito fiksuotas dokumento sritis. Veiksmingas stabiliems formatams, bet kiekvienam klientui reikia sukurti ir prižiūrėti šabloną, o menkiausias maketo pakeitimas sutrikdo jo veikimą.
  4. Dokumentus skaitantis DI. Supranta užsakymo turinį taip, kaip suprastų žmogus, nepriklausomai nuo formato ar maketo, ir susieja jį su jūsų ERP duomenimis. Būtent tokį požiūrį taiko Orkest Order, kuris jį naudoja ir pasiūlymams bei kainų užklausoms.

Išsamiai palyginti būdus →

Kaip veikia automatizavimas su DI

Šiuolaikinis sprendimas atlieka tuos pačius žingsnius kaip jūsų komanda šiandien, tik per kelias sekundes:

  1. Gavimas: užsakymas patenka į tam skirtą pašto dėžutę arba įkeliamas rankiniu būdu;
  2. Skaitymas: dokumentas išanalizuojamas – ar tai PDF, Excel failas, ar paprastas el. laiškas;
  3. Kliento nustatymas: pagal siuntėją, pavadinimą ar kliento numerį randama tinkama kortelė;
  4. Produktų susiejimas: kliento naudojami pavadinimai susiejami su jūsų kodais;
  5. Kontrolė: kainos, kiekiai ir sąlygos palyginami su jūsų duomenimis, neatitikimai pažymimi;
  6. Sukūrimas ERP sistemoje: užsakymas sukuriamas, paruoštas komplektuoti ir išrašyti sąskaitą.

Svarbiausia – išimčių valdymas: geras sprendimas nesistengia visko patvirtinti pats. Jis automatiškai sukuria tai, kas atitinka, ir aiškiai parodo, kam reikia jūsų dėmesio.

Sprendimo pasirinkimo kriterijai

  • Suderinamumas su jūsų ERP: integruota jungtis, API ar failų importas;
  • Palaikomi formatai: el. paštas, nuskenuoti PDF, Excel, laisvas tekstas;
  • Išimčių valdymas: aiškus žymėjimas ir greitas patvirtinimas;
  • Atsekamumas: ryšys tarp sukurto užsakymo ir originalaus dokumento;
  • Duomenų apsauga: talpinimas, saugumas ir BDAR atitiktis;
  • Diegimas ir kaina: paleidimo trukmė, palaikymas ir investicijų grąža.

Orkest Order integruojasi su pagrindinėmis rinkos ERP sistemomis, o taip pat gali veikti per API, webhook ar eksportą. Visos integracijos.

Automatizavimo diegimas keturiais žingsniais

  1. Surinkite pavyzdžių: tikrų, jūsų klientams būdingų užsakymų rinkinį;
  2. Konfigūruokite ir susiekite: prijungimas prie ERP, katalogo ir klientų susiejimas;
  3. Testuokite lygiagrečiai: palyginkite automatiškai sukurtus užsakymus su įprastu įvedimu;
  4. Diekite palaipsniui: pradėkite nuo reguliariausių klientų, tada plėskite.

Jūsų klientai jokio skirtumo nepastebi: jie ir toliau siunčia užsakymus kaip anksčiau.

Apibendrinimas

Klientų užsakymų įvedimo automatizavimas atlaisvina laiko, mažina klaidų skaičių ir spartina pristatymą – nieko nereikalaujant iš klientų. Geriausias būdas įvertinti sprendimą – išbandyti jį su savo užsakymais.

Dažni klausimai

Jūsų klausimai, mūsų atsakymai.

Kuo skiriasi OCR ir DI apdorojant užsakymus?

OCR atpažįsta simbolius iš anksto nustatytose dokumento srityse, todėl kiekvienam formatui reikia šablono. DI supranta dokumento prasmę: randa klientą, prekes ir kiekius, nepriklausomai nuo maketo.

Ar norint automatizuoti užsakymus būtina pereiti prie EDI?

Ne. EDI tinka keliems didiesiems klientams, tačiau dauguma B2B klientų užsako el. paštu, PDF ar Excel. Automatinio skaitymo sprendimas apdoroja šiuos užsakymus neprašydamas klientų nieko keisti.

Ar automatizavimas pakeičia pardavimų administravimo komandą?

Ne. Jis panaikina perrašinėjimą, kad komanda galėtų susitelkti į išimtis, pristatymų stebėseną ir santykius su klientais.

Kiek laiko užtrunka užsakymų automatizavimas?

Tai priklauso nuo apimties ir formatų skaičiaus. Su Orkest Order tikrą užklausą galite išbandyti per kelias minutes, o diegimu pasirūpina mūsų komanda.

Pasiruošę supaprastinti bendravimą su klientais?

Išbandykite ORKEST su tikru kliento laišku.

Užsakymas, pasiūlymas, kaina, prieinamumas ar klausimas: pažiūrėkite, kaip ORKEST jį supranta.

Išbandyti laišką