Prečo je ručné zadávanie objednávok drahé
Prepísanie jednej objednávky trvá niekoľko minút: otvoriť e-mail, prečítať objednávku, nájsť zákazníka, vyhľadať každý kód, skontrolovať ceny a potvrdiť. Pri desiatkach objednávok denne sa z minút stávajú hodiny.
Príklad: 40 objednávok denne po 6 minútach predstavuje 4 hodiny zadávania každý deň, teda viac ako polovičný úväzok venovaný prepisovaniu informácií, ktoré už existujú.
Okrem času prepisovanie spôsobuje chyby (nesprávny kód, zamenené množstvo, neaktuálna cena), zdržuje expedíciu a vyťažuje vaše obchodné oddelenie prácou bez pridanej hodnoty namiesto starostlivosti o zákazníkov.
Odkiaľ dnes prichádzajú zákaznícke objednávky
Vo väčšine B2B firiem prichádzajú objednávky veľmi rozdielnymi kanálmi:
- E-mail s objednávkou v texte správy alebo v prílohe;
- PDF vygenerované softvérom zákazníka alebo naskenované z papierovej objednávky;
- Excel alebo CSV, často s vlastným vzorom každého zákazníka;
- Voľný text: „Prosíme o dodanie 12 kartónov položky A-203“;
- EDI, spravidla vyhradené pre najväčších zákazníkov.
Každý zákazník má svoje zvyklosti a jednotný formát mu len zriedka možno nanútiť. Preto sa musí automatizácia prispôsobiť objednávkam, a nie naopak.
Štyri prístupy k spracovaniu objednávok
- Ručné prepisovanie. Jednoduché a bez investícií, ale pomalé, drahé a náchylné na chyby, len čo objem rastie.
- EDI. Veľmi spoľahlivé pri veľkých zákazníkoch, no náročné na zavedenie aj údržbu: každý zákazník musí súhlasiť s vybavením a prijať štandard.
- OCR so šablónami. Číta pevné oblasti dokumentu. Pri stabilných formátoch je účinné, ale pre každého zákazníka treba vytvoriť a udržiavať šablónu a najmenšia zmena rozloženia ho vyradí z činnosti.
- AI na čítanie dokumentov. Rozumie obsahu objednávky ako človek, bez ohľadu na formát či rozloženie, a spáruje ju s údajmi vo vašom ERP. Toto je prístup Orkest Order, ktorý ho uplatňuje aj na cenové ponuky a cenové dopyty.
Ako funguje automatizácia pomocou AI
Moderné riešenie prejde rovnakými krokmi ako dnes váš tím, no za pár sekúnd:
- Príjem: objednávka príde do vyhradenej e-mailovej schránky alebo sa nahrá ručne;
- Čítanie: dokument sa analyzuje, či ide o PDF, súbor Excel alebo obyčajný e-mail;
- Identifikácia zákazníka: podľa odosielateľa, názvu alebo čísla účtu sa nájde správna karta;
- Párovanie produktov: názvy zákazníka sa priradia k vašim kódom;
- Kontrola: ceny, množstvá a podmienky sa porovnajú s vašimi údajmi a odchýlky sa označia;
- Vytvorenie v ERP: objednávka sa vytvorí, pripravená na vychystanie a fakturáciu.
Kľúčom je správa výnimiek: dobré riešenie sa nesnaží všetko schváliť samo. Automaticky vytvorí to, čo je v poriadku, a prehľadne vám ukáže to, čo si vyžaduje vašu pozornosť.
Kritériá výberu riešenia
- Kompatibilita s vaším ERP: natívne prepojenie, API alebo import súborov;
- Podporované formáty: e-mail, skenované PDF, Excel, voľný text;
- Správa výnimiek: jasné upozornenia a rýchle schválenie;
- Dohľadateľnosť: prepojenie vytvorenej objednávky s pôvodným dokumentom;
- Ochrana údajov: hosting, bezpečnosť a súlad s GDPR;
- Implementácia a náklady: čas spustenia, podpora a návratnosť investície.
Orkest Order sa integruje s poprednými ERP systémami na trhu a môže fungovať aj cez API, webhook alebo export. Zobraziť všetky integrácie.
Zavedenie automatizácie v štyroch krokoch
- Zozbierajte príklady: výber skutočných objednávok, ktoré reprezentujú vašich zákazníkov;
- Nakonfigurujte a prepojte: pripojenie k ERP, spárovanie katalógu a zákazníkov;
- Testujte paralelne: porovnajte automaticky vytvorené objednávky s bežným zadávaním;
- Nasaďte postupne: začnite pri zákazníkoch, ktorí objednávajú najpravidelnejšie, a potom rozširujte.
Vaši zákazníci nezaznamenajú žiadny rozdiel: objednávky posielajú ako predtým.
Zhrnutie
Automatizácia zadávania zákazníckych objednávok uvoľňuje čas, znižuje chybovosť a zrýchľuje dodávky, bez akýchkoľvek nárokov na vašich zákazníkov. Najlepší spôsob, ako riešenie posúdiť, je vyskúšať ho na vlastných objednávkach.