1. La referencia de artículo equivocada
El cliente escribe «bol 12 cm blanco» y el ERP conoce «BOL-12-BL» y «BOL-12-BLM». Sin tabla de correspondencias, la elección depende de la memoria de la persona que introduce el pedido. La solución: una conciliación sistemática entre las descripciones de los clientes y sus códigos de artículo.
2. La cantidad o la unidad mal interpretada
Cajas, unidades, paquetes de seis: una confusión de unidad multiplica o divide la cantidad entregada. Controlar las cantidades inusuales en relación con el historial del cliente permite detectar estas diferencias.
3. El precio que ya no está actualizado
El cliente hace el pedido con una tarifa antigua o aplica un descuento que ha caducado. Comparar cada línea con la tarifa vigente en el ERP evita facturar un precio erróneo.
4. La dirección o la fecha de entrega olvidada
Un pedido puede tener que entregarse en un lugar distinto de la dirección habitual, o en una fecha concreta. Esta información suele encontrarse en el cuerpo del email y pasa desapercibida con facilidad.
5. El cliente equivocado, el pedido duplicado, la línea olvidada
Dos empresas con nombres parecidos, un pedido enviado dos veces, una línea al pie de la página: tres errores corrientes que se detectan con controles sencillos, siempre que se hagan cada vez.
Es precisamente lo que permite la automatización: los controles se aplican a todos los pedidos, y solo los que presentan una anomalía requieren la atención del equipo. Vea cómo funciona Orkest Order.