El coste visible: el tiempo de entrada
La primera partida es la más fácil de medir: el tiempo dedicado a leer el pedido, encontrar al cliente, buscar cada artículo, comprobar los precios y validar en el ERP.
La fórmula: pedidos al mes × minutos por pedido ÷ 60 × coste por hora con cargas sociales. El coste por hora con cargas sociales incluye el salario bruto, las cotizaciones a cargo de la empresa y los costes del puesto de trabajo.
Los costes ocultos: errores y correcciones
Una referencia invertida o una cantidad mal leída no se detecta enseguida. Después cuesta:
- una preparación que hay que repetir y un transporte adicional;
- un abono o una devolución que tramitar;
- tiempo del servicio de atención al cliente para gestionar la reclamación;
- a veces, la confianza del cliente.
Incluso con una tasa de error baja, estas correcciones pesan mucho, porque cada una moviliza a varios departamentos.
El coste de oportunidad
Cada hora dedicada a copiar pedidos es una hora que no se dedica al seguimiento de las entregas, a reactivar los presupuestos pendientes o a asesorar a los clientes. Suele ser el coste más importante, y el menos visible.
Un ejemplo en cifras
Ejemplo: 40 pedidos al día, 6 minutos cada uno, 21 días laborables al mes, con un coste de 35 € por hora con cargas sociales. Es decir, 840 pedidos, 84 horas y unos 2.940 € de entrada de datos cada mes, sin contar siquiera los errores.
Sustituya estas hipótesis por las suyas: el resultado varía mucho según el número de líneas por pedido y la diversidad de los formatos recibidos.
Calcular su propio coste
Para obtener una cifra fiable, cronometre una decena de pedidos representativos, desde que abre el email hasta la validación en el ERP, y aplique la fórmula anterior. Nuestra calculadora de ROI hace el cálculo por usted y estima lo que gana con la automatización.