O custo visível: o tempo de registo
A primeira rubrica é a mais simples de medir: o tempo gasto a ler a encomenda, encontrar o cliente, procurar cada artigo, verificar os preços e validar no ERP.
A fórmula: encomendas por mês × minutos por encomenda ÷ 60 × custo horário total. O custo horário total inclui o salário bruto, os encargos sociais da entidade patronal e os custos do posto de trabalho.
Os custos ocultos: erros e correções
Uma referência trocada ou uma quantidade mal lida não se nota logo. Mais tarde, custa:
- uma preparação a refazer e um transporte adicional;
- uma nota de crédito ou uma devolução a tratar;
- tempo do serviço ao cliente para gerir o litígio;
- por vezes, a confiança do cliente.
Mesmo com uma taxa de erro baixa, estas correções pesam muito, porque cada uma mobiliza vários departamentos.
O custo de oportunidade
Cada hora passada a copiar encomendas é uma hora que não é dedicada ao acompanhamento das entregas, ao seguimento dos orçamentos ou ao aconselhamento dos clientes. É muitas vezes o custo mais importante, e o menos visível.
Um exemplo em números
Exemplo: 40 encomendas por dia, 6 minutos cada, 21 dias úteis por mês, com um custo total de 35 € por hora. Ou seja, 840 encomendas, 84 horas e cerca de 2940 € de registo todos os meses, antes mesmo de contar os erros.
Substitua estes pressupostos pelos seus: o resultado varia muito consoante o número de linhas por encomenda e a diversidade dos formatos recebidos.
Calcular o seu próprio custo
Para obter um número fiável, cronometre uma dezena de encomendas representativas, desde a abertura do email até à validação no ERP, e aplique a fórmula acima. A nossa calculadora de ROI faz o cálculo por si e estima o ganho da automatização.