Koszt widoczny: czas wprowadzania
Pierwszą pozycję najłatwiej zmierzyć: to czas poświęcony na przeczytanie zamówienia, odnalezienie klienta, wyszukanie każdego produktu, sprawdzenie cen i zatwierdzenie w ERP.
Wzór: zamówienia miesięcznie × minuty na zamówienie ÷ 60 × pełny koszt godziny pracy. Pełny koszt godziny obejmuje wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy i koszty stanowiska.
Koszty ukryte: błędy i poprawki
Zamieniony indeks czy źle odczytana ilość nie wychodzą na jaw od razu. Później kosztują:
- ponowną kompletację i dodatkowy transport;
- fakturę korygującą lub zwrot do obsłużenia;
- czas obsługi klienta na rozpatrzenie reklamacji;
- czasem zaufanie klienta.
Nawet przy niskim odsetku błędów te poprawki są kosztowne, bo każda angażuje kilka działów.
Koszt utraconych możliwości
Każda godzina spędzona na przepisywaniu zamówień to godzina, której nie poświęca się na monitorowanie dostaw, przypominanie o ofertach czy doradztwo dla klientów. To często największy koszt, a zarazem najmniej widoczny.
Przykład liczbowy
Przykład: 40 zamówień dziennie, po 6 minut każde, 21 dni roboczych w miesiącu, przy pełnym koszcie 35 € za godzinę. Daje to 840 zamówień, 84 godziny i około 2 940 € na wprowadzanie co miesiąc, zanim jeszcze policzymy błędy.
Te założenia zastąp własnymi: wynik mocno zależy od liczby pozycji w zamówieniu i różnorodności otrzymywanych formatów.
Oblicz własny koszt
Aby uzyskać wiarygodną liczbę, zmierz czas około dziesięciu reprezentatywnych zamówień, od otwarcia e-maila do zatwierdzenia w ERP, a następnie zastosuj powyższy wzór. Nasz kalkulator ROI zrobi obliczenia za Ciebie i oszacuje zysk z automatyzacji.