Viditelné náklady: čas zadávání
První položka se měří nejsnáze: čas strávený přečtením objednávky, dohledáním zákazníka, vyhledáním každé položky, kontrolou cen a potvrzením v ERP.
Vzorec: objednávky za měsíc × minuty na objednávku ÷ 60 × plné hodinové náklady. Plné hodinové náklady zahrnují hrubou mzdu, odvody zaměstnavatele a náklady na pracovní místo.
Skryté náklady: chyby a opravy
Přehozený kód nebo špatně přečtené množství se neprojeví hned. Později ale stojí:
- opakovanou kompletaci a dopravu navíc;
- dobropis nebo vratku ke zpracování;
- čas zákaznického servisu na vyřízení reklamace;
- někdy i důvěru zákazníka.
I při nízké chybovosti jsou tyto opravy nákladné, protože každá zaměstná několik oddělení.
Náklady ušlé příležitosti
Každá hodina strávená přepisováním objednávek je hodina, která se nevěnuje sledování dodávek, připomínání nabídek nebo poradenství zákazníkům. Často jde o největší náklad, a přitom nejméně viditelný.
Příklad v číslech
Příklad: 40 objednávek denně, každá 6 minut, 21 pracovních dní v měsíci, při plných nákladech 35 € za hodinu. To je 840 objednávek, 84 hodin a zhruba 2 940 € za zadávání každý měsíc, a to ještě bez započtení chyb.
Tyto předpoklady nahraďte svými: výsledek se výrazně liší podle počtu řádků v objednávce a rozmanitosti přijímaných formátů.
Spočítejte si vlastní náklady
Pro spolehlivé číslo změřte zhruba deset reprezentativních objednávek, od otevření e-mailu po potvrzení v ERP, a použijte výše uvedený vzorec. Naše kalkulačka ROI to spočítá za vás a odhadne přínos automatizace.