Το ορατό κόστος: ο χρόνος καταχώρισης
Το πρώτο κόστος είναι το πιο εύκολο να μετρηθεί: ο χρόνος για να διαβάσετε την παραγγελία, να βρείτε τον πελάτη, να αναζητήσετε κάθε είδος, να ελέγξετε τις τιμές και να επικυρώσετε στο ERP.
Ο τύπος: παραγγελίες ανά μήνα × λεπτά ανά παραγγελία ÷ 60 × πλήρες ωριαίο κόστος. Το πλήρες ωριαίο κόστος περιλαμβάνει τον μικτό μισθό, τις εργοδοτικές εισφορές και τα λειτουργικά έξοδα της θέσης εργασίας.
Τα κρυφά κόστη: λάθη και διορθώσεις
Ένας αντεστραμμένος κωδικός ή μια λάθος ανάγνωση ποσότητας δεν φαίνεται αμέσως. Στη συνέχεια κοστίζει:
- νέα προετοιμασία και επιπλέον μεταφορά·
- ένα πιστωτικό ή μια επιστροφή προς επεξεργασία·
- χρόνο εξυπηρέτησης πελατών για τη διαχείριση της διαφοράς·
- μερικές φορές, την εμπιστοσύνη του πελάτη.
Ακόμη και με χαμηλό ποσοστό λαθών, αυτές οι διορθώσεις κοστίζουν ακριβά, γιατί η καθεμία απασχολεί πολλά τμήματα.
Το κόστος ευκαιρίας
Κάθε ώρα που περνά στην αντιγραφή παραγγελιών είναι μια ώρα που δεν αφιερώνεται στην παρακολούθηση των παραδόσεων, στην υπενθύμιση προσφορών ή στη συμβουλευτική υποστήριξη των πελατών. Είναι συχνά το μεγαλύτερο κόστος, και το λιγότερο ορατό.
Ένα αριθμητικό παράδειγμα
Παράδειγμα: 40 παραγγελίες την ημέρα, 6 λεπτά η καθεμία, 21 εργάσιμες ημέρες τον μήνα, με πλήρες κόστος 35 € την ώρα. Δηλαδή 840 παραγγελίες, 84 ώρες και περίπου 2.940 € καταχώρισης κάθε μήνα, πριν καν υπολογιστούν τα λάθη.
Αντικαταστήστε αυτές τις παραδοχές με τις δικές σας: το αποτέλεσμα διαφέρει σημαντικά ανάλογα με τον αριθμό γραμμών ανά παραγγελία και την ποικιλία των μορφών που λαμβάνετε.
Υπολογίστε το δικό σας κόστος
Για έναν αξιόπιστο αριθμό, χρονομετρήστε περίπου δέκα αντιπροσωπευτικές παραγγελίες, από το άνοιγμα του email έως την επικύρωση στο ERP, και εφαρμόστε τον παραπάνω τύπο. Ο υπολογιστής ROI μας κάνει τον υπολογισμό για εσάς και εκτιμά το όφελος της αυτοματοποίησης.