Den synliga kostnaden: registreringstiden
Den första posten är enklast att mäta: tiden det tar att läsa ordern, hitta kunden, söka fram varje artikel, kontrollera priserna och godkänna i ERP-systemet.
Formeln: order per månad × minuter per order ÷ 60 × timkostnad inkl. sociala avgifter. Timkostnaden inkluderar bruttolön, arbetsgivaravgifter och arbetsplatskostnader.
De dolda kostnaderna: fel och rättelser
Ett omkastat artikelnummer eller ett feltolkat antal märks inte direkt. Men sedan kostar det:
- en plockning som måste göras om och en extra transport;
- en kreditnota eller en retur att hantera;
- tid för kundtjänst att reda ut tvisten;
- ibland kundens förtroende.
Även vid en låg felfrekvens blir dessa omtag dyra, eftersom varje fel engagerar flera avdelningar.
Alternativkostnaden
Varje timme som läggs på att knappa in order är en timme som inte går till att följa upp leveranser, påminna om offerter eller ge kunderna råd. Det är ofta den största kostnaden, och den minst synliga.
Ett räkneexempel
Exempel: 40 order per dag, 6 minuter vardera, 21 arbetsdagar per månad, med en timkostnad på 35 €. Det blir 840 order, 84 timmar och cirka 2 940 € i registreringskostnad varje månad, innan felen ens räknats in.
Byt ut dessa antaganden mot era egna: resultatet varierar kraftigt beroende på antalet rader per order och hur varierade de mottagna formaten är.
Beräkna er egen kostnad
För en tillförlitlig siffra: ta tid på ett tiotal representativa order, från att e-postmeddelandet öppnas till att ordern godkänns i ERP-systemet, och använd sedan formeln ovan. Vår ROI-kalkylator gör beräkningen åt er och uppskattar vinsten med automatisering.