Die sichtbaren Kosten: die Erfassungszeit
Der erste Posten lässt sich am einfachsten messen: die Zeit, um die Bestellung zu lesen, den Kunden zu finden, jeden Artikel zu suchen, die Preise zu prüfen und den Auftrag im ERP zu bestätigen.
Die Formel: Aufträge pro Monat × Minuten pro Auftrag ÷ 60 × Stundensatz inkl. Nebenkosten. Der Stundensatz inkl. Nebenkosten umfasst Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile und Arbeitsplatzkosten.
Die versteckten Kosten: Fehler und Korrekturen
Eine vertauschte Artikelnummer oder eine falsch gelesene Menge fällt nicht sofort auf. Anschließend kostet sie:
- eine erneute Kommissionierung und einen zusätzlichen Transport;
- eine Gutschrift oder eine Retoure, die bearbeitet werden muss;
- Zeit im Kundenservice für die Reklamation;
- manchmal das Vertrauen des Kunden.
Selbst bei einer niedrigen Fehlerquote fällt diese Nacharbeit stark ins Gewicht, denn jeder Fall bindet mehrere Abteilungen.
Die Opportunitätskosten
Jede Stunde, die mit dem Abtippen von Aufträgen verbracht wird, fehlt für die Verfolgung von Lieferungen, das Nachfassen von Angeboten oder die Kundenberatung. Das sind oft die höchsten Kosten, und die am wenigsten sichtbaren.
Ein Rechenbeispiel
Beispiel: 40 Aufträge pro Tag, je 6 Minuten, 21 Arbeitstage pro Monat, bei Vollkosten von 35 € pro Stunde. Das ergibt 840 Aufträge, 84 Stunden und rund 2.940 € Erfassungskosten pro Monat, noch bevor die Fehler berücksichtigt sind.
Ersetzen Sie diese Annahmen durch Ihre eigenen: Das Ergebnis schwankt stark je nach Anzahl der Positionen pro Auftrag und Vielfalt der eingehenden Formate.
Ihre eigenen Kosten berechnen
Für eine belastbare Zahl stoppen Sie etwa zehn repräsentative Aufträge, vom Öffnen der E-Mail bis zur Bestätigung im ERP, und wenden dann die obige Formel an. Unser ROI-Rechner übernimmt die Berechnung für Sie und schätzt den Gewinn durch Automatisierung.