1. Een actueel klantenbestand
Elke klant moet ondubbelzinnig herkenbaar zijn: bedrijfsnaam, leveradressen, e-mailadressen van de inkopers. Dubbele klantkaarten zijn de belangrijkste bron van toewijzingsfouten.
2. Een consistente artikelcatalogus
Unieke artikelcodes, duidelijke omschrijvingen en, waar mogelijk, de artikelnummers die je belangrijkste klanten gebruiken. Deze koppelingen versnellen het matchen aanzienlijk.
3. Betrouwbare prijzen en eenheden
Prijzen, kortingen en voorwaarden per klant dienen als referentie om elke regel te controleren. Controleer ook de verkoopeenheden en verpakkingen (stuk, doos, pallet).
4. Technische toegang tot het ERP
Afhankelijk van je software verloopt de integratie via een API of via het importeren van bestanden. Zorg voor een apart account met rechten op klanten, artikelen en orders. Bekijk de pagina van je ERP voor de details.
5. Een steekproef van echte orders
Verzamel een selectie representatieve orders: je belangrijkste klanten, de meest voorkomende formaten en een paar lastige gevallen. Dat is de beste basis om de automatiseringsgraad te testen en te meten.